Door goede samenwerking bespaarde het Rijk ruim 15% gas

Als coördinator van de Rijksbrede gasreductie vertelt Martine Meerburg over hoe de reductie binnen het Rijk is behaald. Generaal Wilfred Rietdijk is directeur bedrijfsvoering bij Defensie en lid van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR). Hij vertelt hoe de opdracht binnen de ICBR tot stand kwam en is aangestuurd en deelt zijn ervaringen vanuit Defensie. Tot slot spreken we Joline van Viegen-Tempels (directie Huisvesting en Facilities) en Loes Mik (Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)) over hoe de gasreductie binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) is gerealiseerd. Dit ministerie verzorgt locaties waar groepen permanent verblijven, zoals asielzoekers en gedetineerden. Dat heeft invloed op de effecten van de gasreductie.

Minder verwarmen en minder koelen bespaart veel gas

Martine Meerburg vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK): “Er is ook naar besparing op elektriciteit gekeken, maar voor deze energiebesparing is vooral ingezet op gasreductie. Het Rijk koopt ongeveer tot 100 miljoen kuub gas per jaar in, dus dat is echt fors. Daarnaast gaat het natuurlijk om de voorbeeldrol die we vervullen en wat we daarmee verder in gang zetten op het gebied van duurzaamheid in de hoop dat ook andere overheden en bedrijven zich inzetten naar aanleiding van ons voorbeeld. De aanpak was zo gemaakt dat elk departement verantwoordelijk was voor zijn eigen verbruik.”

Een gasbesparing van 15% realiseer je niet zomaar. “Het meeste gas verbruiken we in gebouwen. De grootste maatregel die we in eerste instantie hebben genomen was de verwarming twee graden lager zetten én twee graden minder koelen in de zomer. Voorheen moesten alle panden tussen 21 en 24 graden zijn, maar nu hebben we gezegd dat het acceptabel is als het tussen 19 en 26 graden is. De inschatting was dat we zo’n 10% reductie per aangepast pand zouden behalen.

Verder heeft het Rijksvastgoedbedrijf bij elk pand van het Rijk bekeken waar er nog reductie viel te halen. Er is onderzocht waar afwijkingen zijn in het verbruik op basis van het energielabel en het gemiddelde verbruik. Specifiek per pand per toepassing is gekeken wat we daar konden doen om energie te besparen. Zo is er bijvoorbeeld veel winst behaald bij het anders inregelen van bevochtiging en klimaatbeheersing van archieven en laboratoria.

Bovendien zijn als pilot 15 panden tijdens de kerstperiode gesloten geweest. In die periode is de bezetting in sommige panden laag, waardoor dit mogelijk was. Door een locatie helemaal te sluiten hoeft het niet verwarmd of verlicht te worden. Dat spaart energie. Al deze acties in combinatie met een warme winter hebben zo’n 22% gasreductie opgeleverd. Daar ben ik echt heel gelukkig mee en trots op. Ook omdat onze Rijkskantoren en rechtbanken er al goed voor staan met gemiddeld een energielabel A. Veel mensen hebben hier hard aan gewerkt, maar uiteindelijk waren de maatregelen relatief beperkt. Ik had van tevoren een beetje het gevoel dat we het meeste laaghangend fruit wel hadden geplukt, toch hebben we dit resultaat eruit kunnen persen. Daar ben ik heel blij mee.”

Ondanks grote uitdagingen haalde elk departement het doel

Uiteindelijk hebben alle departementen de doelstelling gehaald. Dat is niet vanzelfsprekend. Martine: “Zo moest het COA veel extra panden gebruiken door de instroom van meer asielzoekers, maar hebben ze 17% gasreductie behaald. Dat vind ik heel bijzonder. Defensie heeft het hoogste gasverbruik binnen het Rijk. Zij hebben zich vanaf het begin sterk ingezet om het doel te behalen. Dat is hen gelukt ondanks dat ze veel vastgoed hebben dat door bezuinigingen is verouderd of slecht is onderhouden en dat dus meer energie vraagt om te verwarmen.

Ik vind het opvallend dat we relatief weinig klachten hebben ontvangen over zoiets invloedrijks en beladens als de temperatuur in de rijkspanden. Natuurlijk is niet iedereen er blij mee, maar gelukkig is er veel draagvlak onder de medewerkers. Dat heeft me positief verrast. En waar ik ook positief over ben, is dat het echt leuk was om aan te werken. Het moest, maar mijn collega’s en ik hebben er ook heel veel plezier in gehad om het voor elkaar te krijgen.”

De gasreductie was naar aanleiding van een Europese verplichting. Die verordening is verlengd, dus opnieuw worden de lidstaten verzocht om 15% gas te besparen. “Het is geen verplichting dat het Rijk dat dan zelf moet doen. Maar wij willen het goede voorbeeld tonen en nemen dat percentage over. Waar het vorig jaar acht maanden was, is het nu een jaar. Eigenlijk blijft de doelstelling ongeveer vergelijkbaar. Maar we hadden afgelopen jaar wat mazzel met een zachte winter. We zijn nu gestart met een hele koude aprilmaand. Ik verwacht daarom dat we er een tandje bij moeten zetten. Sowieso is alles wat we extra doen goed voor het klimaat.”

Een compliment voor de veerkracht

Binnen de ICBR is besloten dat het Rijk ook dit jaar weer 15% gas gaat besparen. Rietdijk: “We handhaven de doelstelling van 15%. Verder hebben we goed gekeken naar wat er misging. Denk aan mensen die het toch te koud vonden of kazernes of gebouwen bij het Rijk waar toch een keer de deur op slot zat of waar heel laat werd aangekondigd dat het gebouw dichtging. Die dingen kunnen we verbeteren. Ik denk dat we voor dit jaar bij Defensie de mensen er meer bij moeten betrekken, om verrassingen te voorkomen. Mensen moeten wel weten dat er bespaard wordt op de verwarming en hoe je een uitzondering regelt. Bij Defensie blijven we daarom goed communiceren over dit onderwerp en over de successen die we behalen, want dat motiveert mensen om het te blijven doen. Maar we moeten ook vooral heel realistisch blijven. We hebben bijvoorbeeld heel speciale verf die we soms op vliegtuigen moeten spuiten. Dat kan alleen maar bij een bepaalde temperatuur, dus in zulke gevallen zou gas besparen meer kwaad dan goed doen.”

Defensie heeft 11.000 gebouwen op ongeveer 50 kazernes, dus maatwerk door de mensen op locatie blijft ook voor dit jaar gehandhaafd. “We evalueren binnen Defensie wat er goed en niet goed ging per kazerne of soms per gebouw. En passen het dan vervolgens meteen aan. We zijn bij Defensie zo veerkrachtig, dat als we het nut en de noodzaak zien van dingen, we echt alles kunnen. Dus ik ga ervan uit dat de mensen hun doelen weer gaan halen, maar dan iets beter georganiseerd.”

Binnen de ICBR is men ook blij met hoe het project is verlopen. “Het was altijd een wedstrijdje wie in de groepsapp als eerste zijn cijfers van de maand neerzette. Dat was vaak Defensie maar ook vaak Justitie en Veiligheid. Je krijgt een soort opstuwend karakter als je ziet wat er telkens lukt. Uiteindelijk haal je daarmee de doelstelling en dat geeft een goed gevoel. Namens de ICBR willen we iedereen die meegewerkt heeft aan deze uitdagende opdracht een compliment geven! Rijksbreed samenwerken werkt en is belangrijk. We leren, stimuleren en dagen elkaar uit. Dankzij de veerkracht van de mensen die de gasreductie aanjoegen haalden we resultaat. Voor Defensie waren dat bijvoorbeeld de mensen van het vastgoedmanagement bij het Defensie Ondersteuningscommando en de mensen bij het Energiedistributiebedrijf. Dankzij deze instanties konden we alles meten en wisten we wat we moesten doen. Door dit project hebben we gezien dat dat als het moet, het dan kan. Dat is hartstikke gaaf.”

Pragmatische aanpak vanuit ICBR werpt zijn vruchten af

Generaal Wilfred Rietdijk zit namens Defensie in de ICBR waarin hij duurzaamheid aanjaagt. “Vanuit het Rijk waren we al met langetermijnplannen voor duurzaamheid bezig, gebaseerd op de klimaatdoelstellingen. De urgentie die ontstond door de oorlog in Oekraïne en de gastekorten als gevolg ervan, zorgde ervoor dat we acuut maatregelen moesten nemen. 

“We zijn met veel ministeries en kunnen wel eens een beetje verschillen in onze aanpak. Vaak werken we met veel afspraken en maatregelen, maar deze keer zijn we erin geslaagd om het klein te houden. Ieder departement is verantwoordelijk en we rapporteren aan elkaar. We hadden afgesproken dat als het mis zou gaan en we de doelstelling niet zouden halen, we dan verder zouden kijken. We hebben het dit keer binnen de ICBR pragmatisch gedaan,” zegt Rietdijk.

De aanpak heeft goed gewerkt, want alle departementen behaalden de doelstelling. Zo ook Defensie: “Het gedrag van mensen en wat ze in hun directe omgeving deden, leidde al tot de besparing die we gezien hebben. We hebben zo ruim 20% gas weten te besparen. De hele periode is het boven die 20% gebleven, op één heel koude maand na.”

Steun van minister maakt binnen departement veel verschil

Justitie en Veiligheid (JenV) is een bijzonder ministerie, met veel verschillende uitvoeringsorganisaties waar mensen permanent verblijven. Joline van Viegen-Tempels, procesmanager bij de directie Huisvesting en Facilities, en Loes Mik, adviseur duurzaamheid bij Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), vertellen hoe de gasreductie doorwerkt in dit ministerie.

Joline: “We hebben dit project opgepakt door eerst een gesprek te voeren met de directeuren van al onze organisaties die binnen het Rijksbrede gascontract zitten. Dat was in eerste instantie best lastig, want die organisaties hebben meestal een maatschappelijke functie. DJI is daarvan een heel mooi voorbeeld, in de penitentiaire inrichtingen verblijven mensen dag en nacht, maar denk ook aan de rechtbanken die altijd bereikbaar moeten zijn of de aanmeldlocaties voor de asielzoekers. Het is anders dan bij een kantoor waar je toch wat makkelijker acties kan doorvoeren. Bij J&V raken we het leven van mensen. In het begin wilde iedere organisatie een soort uitzonderingspositie krijgen. Het heeft heel erg geholpen dat de minister een standpunt innam. Ze stelde dat we als hele maatschappij onze schouders eronder moeten zetten, dus ook binnen ons departement en de uitvoeringsorganisaties. Hierdoor werd er ook op bestuurlijk strategisch niveau een bepaalde lijn ingezet. Er moesten wel dingen worden uitgezocht op juridisch gebied voordat we konden beginnen. Dat heeft te maken met de rechten van gedetineerden en asielzoekers. Toen helder was wat precies de bedoeling was, ging iedereen zijn best doen om te zorgen dat er maatregelen werden getroffen. De cijfers bleken in het begin niet goed op orde te zijn, dus de monitoring moest verbeterd worden. Uiteindelijk was het een geoliede machine en wist iedereen elke maand wat hij moest doen en begon het echt te lopen. We hebben de meeste winst behaald door de klimaatinstallaties en de technische installaties zuiniger in te stellen. Dus minder verwarmen en minder koelen. Ik vind het heel erg leuk om nu na de winter te zien dat die reductie wel degelijk mogelijk is. Dat hadden we in het begin niet zo verwacht.”

Ook bij DJI bleek het standpunt van de minister te helpen om in actie te komen. Loes: “We hebben toen een intranetbericht geplaatst met de maatregelen die eraan kwamen, waaronder dus ‘de knop om’. Maar ook gedragsmaatregelen, zoals de deur achter je dicht doen en het licht uit. Dat soort dingen helpen enorm. Het bleek bij ons lastig hoe we met nachtdiensten om moesten gaan; daardoor kun je ’s nachts niet alles uitschakelen. Dat zouden we anders moeten aanpakken, in ieder geval qua communicatie. We hebben het inmiddels aangepast in de communicatie en het meegenomen als leerpunt voor aankomende winter. Zeker nu we langs alle locaties gaan om te zien hoe de maatregelen afgelopen winter zijn uitgevoerd en hoe we ons kunnen voorbereiden op de volgende winter, kunnen we goed zien hoe de installaties zijn ingeregeld. Hierdoor kan er duidelijker gecommuniceerd worden over het niet verwarmen van niet-verblijfsruimtes en of bijvoorbeeld de 24-uursposten apart aangestuurd/verwarmd kunnen worden. In de praktijk gebeurde dit eigenlijk al omdat de technische teams op de locaties het uitvoeren en dus goed weten hoe alles in elkaar zit. De taak is aan ons om dat ook goed over te brengen aan de medewerkers op locatie.

We kregen ook veel heel goede opmerkingen van mensen die suggesties aandroegen. Het was erg leuk om te zien dat het besparen van gas begon te leven.”

Gasreductie behaald ondanks crisissituatie

Binnen JenV zijn er diverse panden met specifieke processen, zoals laboratoria van het Nationaal Forensisch Instituut (NFI) en opvangcentra van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA). Wat betekende de gasreductie voor dat soort panden? Joline: “Het NFI heeft een onderzoek gedaan naar waar hun gasverbruik in zit. Dat is natuurlijk enerzijds de verwarming, maar voor de laboratoria hebben ze ook luchtbevochtiging. Dat verbruikt het meeste gas. Ze hebben winst behaald door de luchtbevochtiging anders in te regelen. Het Openbaar Ministerie (OM) heeft een energiecoach ingezet. Die heeft per pand gekeken welke mogelijkheden er zijn, ook qua gedrag. Zo hebben ze geprobeerd om extra bij te dragen ten opzichte van de technische maatregelen. Bij het COA is het een strategische afweging geweest of ze voor de besparing wilden gaan. Dit kwam doordat zij veel risico’s zagen in het omlaag brengen van de temperatuur, aangezien hun doelgroep vooral uit warme landen afkomstig is en zij mogelijk zelf op zoek gingen naar manieren om de ruimtetemperatuur omhoog te brengen. Dit zou de veiligheid in gevaar kunnen brengen. Ondanks dat ze in een crisissituatie zitten waarin er enorm veel noodopvang en dergelijke bij is gekomen, hebben ze toch een reductie weten te bewerkstelligen. Dat is heel knap, want ze hebben door de instroom van meer vluchtelingen er veel panden bij gekregen die ook nog eens niet energiezuinig zijn."

Loes: “We zagen dat de meeste mensen niet merken dat de klimaatinstallaties zijn omgezet. De bewustwording op locatie begon wel steeds meer in te sijpelen. Ik vind het heel mooi om te zien dat er al heel veel leefde bij hen en dat dat door deze maatregelen in gang is gezet.”
“Wat me vooral is opgevallen, is dat de afgelopen jaren heel weinig aandacht is geweest voor het thema energie. Het begint nu eindelijk een belangrijk onderwerp te worden. Er moesten inhaalslagen worden gemaakt om alles op een goede manier ingericht te krijgen. Daar zijn we nog mee bezig. Al die data zijn een belangrijke bron van informatie die je in handen hebt, maar er werd eigenlijk weinig mee gedaan voordat we gas moesten gaan besparen,” vertelt Joline.

Interne verduurzaming kan bijdragen aan energietransitie

Loes: “Voor ons was het een verrassing dat we aardig wat gas hebben gereduceerd. We hebben lastige locaties en oude panden, dus we wisten niet of het zou lukken. We hebben een infographic gemaakt van DJI met hoe we er nu voor staan. De vervolgstap is om de data te verbeteren, zodat we beter kunnen zien waar in het gebouw de vraag naar gas vandaan komt. Hierdoor kunnen we in de toekomst beter toegepaste maatregelen nemen op een locatie. Verder gaan we langs elke locatie om te kijken wat er allemaal is gebeurd tijdens afgelopen winter en hoe dat is ervaren. We bespreken wat een locatie zelf nog denkt te kunnen gaan doen. Dat doen we samen met een partner die wij in de arm hebben genomen voor duurzaamheidsexpertise. We willen ook kijken hoe we gedetineerden hierin kunnen betrekken: misschien kunnen ze bijvoorbeeld radiatorfolie gaan plaatsen in plaats van hun huidige taken als onderdeel van een al bestaand klusteam van gedetineerden. Gedetineerden kunnen deze vaardigheden ook toepassen na detentie in hun werk of bijvoorbeeld in ondersteuning van vrienden en familie. Dan draagt het bij aan onze verduurzaming en komt de samenleving een stapje verder met de energietransitie. ”

Het komende jaar blijft JenV de ingezette lijn doortrekken met aanvullende acties om de ten doel gestelde gasreductie opnieuw te realiseren. Joline: “De klimaatinstellingen blijven ingesteld zoals ze nu ingesteld zijn. Een deel daarvan is nog niet geïmplementeerd, omdat we tegen capaciteitsproblemen in de uitvoering van de maatregelen zijn opgelopen. Daar is nog winst te behalen. We kijken ook of we een stapje verder kunnen gaan met gedragsmaatregelen. Verder proberen we de monitoring structureel op een goede manier in te richten, zodat we zuivere informatie krijgen. En ik hoop dat we slimme meters krijgen op de locaties waar we die nog niet hebben, zodat we betere data vergaren waar we over kunnen rapporteren.”

De monitor van de rijksbrede 15% gasreductie is te vinden op deze pagina.