Een frisse blik: lessen over duurzaam aanbesteden
Het Rijk koopt jaarlijks in totaal voor ongeveer 12 miljard in. Daar ligt een enorme kans om duurzaamheid en sociale impact een vast onderdeel te maken binnen de bedrijfscultuur van de overheid. Met succes, want er zijn al grote stappen gemaakt bij de Rijksoverheid. Maar er is altijd ruimte voor verbetering, dus vroegen we voormalig Rijksinkooptrainees Loni Dida en Elske Tjepkema naar hun frisse blik op duurzaam aanbesteden en inkopen. Wat gaat er al goed, waar liepen zij tegenaan, en vooral; welke kansen zien zij?
Traineeship Rijksinkoopprofessionals
De afgelopen twee jaar hebben Loni en Elske zich binnen het Traineeship Rijksinkoopprofessionals onder andere beziggehouden met duurzaam aanbesteden. Trainees werken binnen twee jaar op drie verschillende plekken en voeren zelfstandig inkooptrajecten uit, zodat zij een goed beeld krijgen van inkoop binnen het rijk. Zij doen tijdens het traineeship hands-on ervaring op en krijgen regelmatig te maken met vragen omtrent duurzaamheid en sociale impact, zeker sinds de Rijksbrede inkoopstrategie Inkopen met Impact ingevoerd is. Naast het uitvoeren van inkooptrajecten voeren trainees ook een strategische opdracht uit. Na zijn traineeship is Loni aan de slag gegaan als adviseur Innovatie en Markt bij Rijkswaterstaat en zit Elske op haar plek als senior adviseur Inkoopondersteuning Bedrijfsvoering en Informatievoorziening bij het ministerie van Defensie.
Veranderingen in het inkoopproces
Vroeger was het allemaal een stuk simpeler: wat willen we en welk budget hebben we daarvoor? Dát waren de twee hoofdvragen die beantwoord moesten worden tijdens het inkoopproces. Maar tegenwoordig komt er veel meer bij kijken. Er ligt veel verantwoordelijkheid bij inkoop, wat betreft duurzaamheid en social return. ‘Dat is nog niet iedereen zo gewend.’, ziet Loni. ‘Klimaatneutraal zijn in 2030 is een gigantische ambitie, dus dat niet iedereen meteen weet hoe je dat realiseert begrijp ik. Maar ik zie wel dat we allemaal bezig om dat te gaan halen. Het overkoepelend beleid (Inkopen met Impact, red.) wordt wel meegenomen in nieuwe inkoopprojecten, maar het ligt aan de mensen in het project of het ook echt gebeurt. Veel mensen voelen de urgentie wel, maar nog niet iedereen. Er zijn initiatieven om iets aan die vrijblijvendheid te doen.’ Daarnaast merken de twee ook dat nog niet alle inkopers en opdrachtgevers al over alle informatie en kennis beschikken om duurzaamheid concreet een plek te geven binnen het inkoopproces. ‘Er moet iemand zijn die onderzoek doet om uit te zoeken wat écht duurzaam is. Voor sommige producten en diensten zijn er tools om dat te onderzoeken, voor andere niet. Catering is bijvoorbeeld concreter dan IT. Soms weten we het gewoon nog niet.’, voegt Elske toe.
Beleid en praktijk
‘Het vereist echt een stapje extra in de dagelijkse gang van zaken. Naast gevoelde urgentie en kennis, is er soms óók een gebrek aan tijd. Je moet je stakeholders zien mee te krijgen, en daar gaat veel energie en tijd in zitten. De duurzaamste vraag die je hen kunt stellen is eigenlijk “Is het wel nodig? Moeten we het überhaupt kopen?” Die vraag wordt niet vaak genoeg gesteld.’, vertelt Elske. ‘Het toepassen van een instrument is niet de enige manier om het beleid te halen’, voegt Loni toe. ‘In het hele aanbestedingstraject, ook voordat de daadwerkelijke inkoop start, liggen kansen om duurzaamheid te behalen, kijk ook naar het voor- en na-traject.’ Dat beaamt Elske: ‘Je kunt in elke fase denken aan duurzaamheid, niet alléén bij de inkoop.’ Maar ook daarvoor is kennis nodig en een aanspreekpunt waar je terecht kunt met je vragen tijdens alle fasen van het proces, opperen de voormalig trainees. ‘Het beleid heeft vaak even nodig om praktijk te worden.’, aldus Elske. ‘Als het op papier staat is het nog niet concreet genoeg en duurzaamheid is nog niet overal onderdeel van de bedrijfscultuur.’ Loni ziet dat Rijkswaterstaat daar wel goede stappen in maakt. ‘Daar hebben ze sinds kort een duurzaamheidsloket waar je al je vragen over duurzaamheid kunt stellen, bijvoorbeeld over duurzame gunningscriteria. Een goede ontwikkeling, maar volgens Elske nog niet genoeg. ‘Het moet veel meer bottom-up. Leg duurzaamheid bij een club neer die verplicht moet beoordelen en advies moet geven. Het moet nu nog teveel vanuit intrinsieke motivatie komen en dat is lastig, want de plannen en de budgetten liggen vaak al ver van te voren vast.’
Advies aan Rijksinkopers
Gelukkig kom je met die intrinsieke motivatie als Rijksinkoper wel ontzettend ver. ‘Begin bij jezelf. Er is zoveel mogelijk, als je écht wil. Begin klein en blijf niet te lang hangen in het voortraject. Ga het gewoon doén en leer daarvan.’, adviseert Elske. Maar wáár moet een inkoper dan beginnen? Daar heeft Elske nog wel een tip voor. ‘Kijk bij je huidige leveranciers wat er mogelijk is. De markt heeft vaak de beste ideeën. En kijk naar eerdere projecten, je mag best copy-pasten.’ En er zijn inderdaad ook al ontzettend veel voorbeelden (zoals onze duurzame helden) om inspiratie van op te doen. ‘Het leeft ontzettend bij Rijkswaterstaat. Bijna iedereen op mijn afdeling is wel betrokken bij één of meerdere projecten over duurzaamheid.’, vertelt Loni. Hij sluit af met een tip voor alle opdrachtgevers en inkopers: ‘Vraag geen toestemming vooraf, maar vergiffenis achteraf. Niemand gaat het je kwalijk nemen dat je de wereld wilt verbeteren.’