Zeven adviezen voor een schone digitale werkomgeving
Sta jij er wel eens bij stil dat je met iedere e-mail die je verstuurt bijdraagt aan de uitstoot met 4 gram CO2? En dat dat met ieder document dat je bijvoegt meer wordt? Je doet je best om bij te dragen aan minder papierverspilling, dus print je niks meer uit en je verzendt je vergaderstukken via e-mail. Dit is goed! Maar digitaal werken heeft ook een keerzijde. U Yong Hu van Logius en Arjan Blom van CIO Rijk leggen uit hoe dit zit en geven zeven adviezen hoe jij kunt bijdragen aan het verminderen van de digitale vuilnishoop.
Elk jaar produceren het internet en diens ondersteunende systemen ongeveer 900 miljoen ton CO2 (bron Digital Cleanup Day). En dat wordt niet minder. In de digitale wereld is er een enorme hoeveelheid afval. In de vorm van onnodige e-mails, bestanden, apps en duplicaten van foto’s en video’s. Op 18 maart, Digital Clean-up Day, besteden we daar wereldwijd aandacht aan.
De lange reis van een e-mail
Het lijkt misschien dat communicatie via de computer niks kost. Maar hoe slimmer computers worden, hoe meer rekencapaciteit er nodig is voor data-analyse en algoritmes. Dat kost veel energie. En omdat dataopslag steeds goedkoper wordt, zijn we ons er minder van bewust hoeveel we eigenlijk opslaan. Die kosten worden zichtbaarder aan de hand van de reis van het e-mailtje. Hieronder zie je wat er allemaal gebeurt als jij op de verzendknop klikt.
- Je verstuurt een e-mail;
- om de mail te versturen is een server nodig, dat is in feite een computer die taken uitvoert;
- die server, vaak van een cloud-service zoals Google of Microsoft, bevat een grote hoeveelheid opslagruimte;
- er zijn veel servers nodig die op een gemeenschappelijke plek in een gebouw staan. (hosting in een datacenter).
- in Nederland alleen zijn er al zo’n 200 datacenters
- de elektriciteit staat daar 24 uur per dag aan om de servers te laten draaien. Die worden heel warm door de taken die ze uitvoeren, dus worden de ruimtes gekoeld met water of andere koelmethodes
- ook het bouwen van computers en datacenters kost elektriciteit en energie…Voilà daar heb je je uitstoot.
Behalve energie worden er veel (zeldzame) mineralen gebruikt die niet op duurzame manieren worden gewonnen. Er is bij het leveren daarvan vaak sprake van uitbuiting, kinderarbeid of andere misstanden. Ook iets om bij stil te staan als je je mail verstuurt.
Bewustwording
“Bewustwording is het belangrijkste”, zegt U Yong Hu. Zij is nu ruim een jaar projectmanager duurzaamheid bij Logius, de dienst digitale overheid en ook lid van de duurzaamheidscommunity van BZK, waar Logius onder valt. “Duurzaamheid is dit jaar ons speerpunt en we vragen alle medewerkers daarmee rekening te houden bij hun werkzaamheden. Digitalisering kan daar op veel manieren aan bijdragen, bijvoorbeeld door het digitaliseren van processen en online werken. Maar het kan daarnaast ook zorgen
voor vervuiling. Digitalisering moet daarom duurzaam zijn. Als collega’s zich dat realiseren kunnen zij zelf een kleine, maar met elkaar een grote bijdrage leveren.” Logius organiseerde samen met Arjan Koning, communitymanager responsable IT bij de Hogeschool van Amsterdam, een webinar over deze bewustwording waar ruim 100 mensen aan deelnamen. Deze samenwerking is ontstaan vanuit de Nationale Coalitie Duurzame Digitalisering, waarbij meer dan 70 partijen uit het bedrijfsleven, kennisinstellingen en de Rijksoverheid zijn aangesloten. Het doel van de coalitie: knelpunten van digitalisering signaleren, zoals versnipperde en onheldere wetgeving en krapte op de arbeidsmarkt. U Yong: “We willen met elkaar echt de handen ineenslaan.” Het opschonen van de gezamenlijke G:/ schijf van Logius staat bijvoorbeeld ook op het programma. “Het is onmogelijk om handmatig miljoenen bestanden te ontdubbelen, dus gaan we met 2 tools (Xillio en Octobox) proefdraaien, om na te gaan wat het beste werkt voor onze situatie. Technologie gaat ons steeds beter helpen, maar het gedrag en de discipline van de medewerkers blijven essentieel.”
“De nieuwe generatie speelt een grote rol bij die ontwikkeling”, realiseert Arjan Koning zich: “Wij geven onze studenten bij het afstuderen mee dat ze zich van duurzaamheid bewust zijn, en bieden ze de middelen om daadwerkelijk verantwoorde IT te ontwikkelen: goed voor mens en aarde. We geven inzicht en zoeken samen met hen naar methoden en tools om er ook echt wat aan te doen.
Mag het weg of niet?
Binnen de Rijksoverheid bepaalt CIO Rijk de rijksbrede kaders van de ‘informatiehuishouding’. Arjan Blom, beleidsmedewerker informatiehuishouding, vindt die term passend: “Huishouden gaat om het op orde houden van je huis, informatiehuishouding gaat over het op orde houden van je informatie. Dit is een belangrijk onderdeel van het werk. We slaan met elkaar een gigantische hoeveelheid documenten en e-mails op, vaak ook nog (drie)dubbel. Liever hanteren wij het principe ‘Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik’. Onderzoek heeft uitgewezen dat we naar twee derde van al die data nooit meer omkijken. Het vanaf het begin ordenen en regelmatig opschonen van deze informatie is belangrijk, zeker om snel relevante informatie terug te kunnen vinden.
Daarom moet je vooral weten wat je wel en niet mag weggooien. Om de verschillende belangen van informatie te kunnen afwegen is er wetgeving rond het bewaren en openbaren van informatie, zoals de Archiefwet, de Wet open overheid (WOO) en privacywetgeving. Transparant zijn is belangrijk voor het vertrouwen. Overheden moeten zich tegenover burgers of journalisten kunnen verantwoorden, en inzicht bieden in wat er is besloten en waarom. Je moet dus zorgvuldig de belangen afwegen voordat je iets weggooit. Het is belangrijk om hier heldere afspraken over te maken, een hulpmiddel hiervoor is het Digitaal werkmanifest in het kader van Digitale Fitheid. Tegelijkertijd werken we aan een visie op de digitale werkplek van de toekomst die de werknemer ondersteunt bij een goede informatiehuishouding. Net als thuis houden we van een schoon huis.”
Adviezen van U Yong en Arjan voor jou en je team:
1. Maak afspraken, evalueer en stel bij
Zorg dat je de informatie-afspraken, zoals wanneer je wel en niet e-mailt, waar je wat opslaat, versiebeheer, met je team regelmatig evalueert en bijstelt. Dit kan je opnemen in een digitaal manifest. Spreek elkaar aan op waar het niet goed gaat. De afspraken moeten ook deel uitmaken van inwerkprocedures voor nieuwe collega’s.
2. Gebruik een gezamenlijk systeem
Besluit met je team waar je de documenten die voor jullie allemaal belangrijk zijn, neerzet. De zogenaamde ‘Single point of truth’ voorkomt dat er kopieën en verschillende versies op allerlei plekken staan. Dat scheelt dagelijks uren zoekwerk en stress. De gezamenlijke G:/schijf heeft zijn langste tijd gehad. We gaan vaker gebruik maken van instrumenten als Sharepoint of een Document Management Systeem waarin je op afstand tegelijkertijd in hetzelfde document kunt samenwerken. Buiten de overheid gebruik je bijvoorbeeld Google Drive.
3. Ruim op
Schoon regelmatig je bestanden en e-mails op. Dat voorkomt opslag van onnodige data..
4. Stuur geen bijlages mee
Wanneer je de bijlages niet bijvoegt, maar vervangt door een link naar een centrale opslag, scheelt dat veel dataverkeer en het verhindert opslag op verschillende plekken. En denk na voordat je een mail verstuurt, je hoeft niet iedereen te cc-en.
5. Maak je bestanden kleiner
Heb je een Powerpointpresentatie of een Wordbestand gemaakt waarin je foto’s hebt geplakt? Die maken je bestand een stuk zwaarder. Maak er een PDF van voordat je het bestand verstuurt. Die verkleint automatisch je document.
6. Zet je camera uit bij videobellen
Bespaar stroom door je camera uit te zetten. Het is niet voor iedere vergadering of bijeenkomst noodzakelijk dat je zelf in beeld bent. Maak een afweging als het gaat om bijvoorbeeld grote en kleine bijeenkomsten en wel of geen actieve deelname.
7. Bonustip: Gooi foto’s weg
De tijd van dure fotorolletjes ligt ver achter ons, dus schieten we makkelijk duizenden foto’s en video’s die we op onze telefoon of in de cloud opslaan. Hoeveel selfies heb je echt nodig? Kies de meest geslaagde en gooi de rest weg. Hebben wij ook gedaan na onze fotoshoot! De foto’s hieronder haalden de selectie niet…..
