ICT van het Rijk verduurzamen vraagt vertrouwen en communicatie
Wat doet het Rijk met ICT-apparaten die vervangen moeten worden? Door onder andere veiligheidsredenen of technologische ontwikkelingen, mogen bijvoorbeeld laptops, telefoons en andere ICT-apparaten maar een beperkte tijd gebruikt worden. Daarna moeten de apparaten worden ingeleverd en worden het ‘overtollige goederen’. Deze wil het Rijk uiteraard niet onnodig weggooien. Klinkt logisch, maar hoe zorg je ervoor dat deze overtollige goederen een tweede leven kunnen krijgen? We spraken René Wervers van Domeinen Roerende Zaken (DRZ) en Radboud van Reusel van SSC-ICT over de rol die zij vervulden tijdens de zoektocht naar een oplossing.
René is hoofd klantcontactcentrum bij DRZ. DRZ gaat over het verwerken van de overtollige goederen van het Rijk, waaronder ICT-middelen. De collega’s bij DRZ ontvangen, tellen en sorteren de ingeleverde apparaten en maken ze vervolgens datavrij. Als ze niet in hun geheel verkocht kunnen worden, worden ze gedemonteerd, in delen verkocht of in het slechtste geval afgevoerd. Bijvoorbeeld als grondstof. René voert de regie op het hele proces. Radboud is Hoofd Logistiek bij SSC-ICT en heeft de operationele verantwoordelijkheid over de in- en uitkomende ICT-goederen. Daarnaast vervult hij een adviesfunctie naar de directie. Een handige combinatie vindt hij zelf: “Je kunt eerst adviseren en als dat advies dan goedgekeurd is, kun je het direct implementeren.” Maar de twee zien dat de winst er vooral in zit om buiten de eigen rol te kijken, want dan komt er pas een goede samenwerking op gang om verduurzaming te verwezenlijken.
Gezamenlijk op zoek naar dé oplossing
Het grote probleem? “Een duurzame gezamenlijke oplossing vinden voor de verwerking van ingeleverde laptops die past binnen de kaders van onze bedrijfsvoeringen”, vat Radboud samen. Daarbij speelde bijvoorbeeld de vraag hoe ze de ingeleverde laptops het beste konden schonen zodat er geen vertrouwelijke informatie meer op staat. “SSC-ICT beveiligt de laptops mede gebaseerd op haar wachtwoordbeleid. Er wordt een BIOS-wachtwoord op gezet, wat ervoor zorgt dat mensen die niet geautoriseerd zijn het apparaat niet in kunnen. Daardoor ontving DRZ goederen waar ze feitelijk niets mee konden, omdat zij het BIOS-wachtwoord er zelf niet af kunnen halen.” Het gevolg? “De laptops kunnen niet verkocht worden om ze ‘een tweede leven’ te geven, omdat de laptops daarvoor wachtwoordvrij moeten zijn. Het zijn dan eigenlijk gewoon onbruikbare bakstenen”, vertelt Radboud.
Op de vraag hoe René met dit probleem omging en de samenwerking ervaarde, antwoord hij: “Ons standpunt bleef hetzelfde. DRZ wil de computers liever niet met BIOS-wachtwoord ontvangen, omdat we ze willen hergebruiken in plaats van demonteren. Door het gesprek aan te blijven gaan over hoe we het wachtwoordprobleem konden overkomen, hebben we uiteindelijk een mooie uitkomst om te delen. Maar je komt alleen tot dat punt als je op elkaar blijft vertrouwen. Alleen dan haal je de eindstreep en het gewenste resultaat.”
Overleg vergroot vertrouwen en vermindert angst
Tijdens het proces speelde ook mee dat DRZ en SSC-ICT niet de enige betrokken partijen zijn. “Het klinkt nu heel simpel, maar achteraf praten is makkelijk”, zegt Radboud dan ook. “Alle directies binnen de overheid die erbij betrokken waren, weten van elkaars bestaan en kennen tot op zekere hoogte ook elkaars rol en werkveld. Desondanks is het lastig om te doorgronden wat er buiten jouw eigen muren speelt. Nu is voor iedereen helder wat er moet gebeuren. Maar op het moment zelf, als je in dat proces zit, is dat veel lastiger om te zien. Het is vallen en opstaan en leren van elkaar. Als je een groot en complex project als dit oppakt, kan ik alleen maar meegeven: probeer constant de verbinding te zoeken.”
René sluit zich daarbij aan: “Soms zorgt met elkaar in gesprek gaan er ook voor dat je angsten overwint. Zo kregen we bij DRZ een keer apparaten met daarbij de vraag om ze te vernietigen, maar wij vroegen ons af: ‘Waarom kunnen ze niet opnieuw gebruikt worden?’ Het bleek dat de persoon die de opdracht gaf bang was dat er toch op een bepaalde manier nog vertrouwelijke gegevens op zouden blijven staan, terwijl dat niet het geval is. Door het gesprek aan te gaan, het uit te leggen en vertrouwen te winnen, kan je soms een grote verandering bewerkstelligen. Maar daarvoor moet je wel eerst in gesprek om erachter te komen waar het knelt.”
Je moet eerst met elkaar in gesprek om erachter te komen waar het knelt.
Van de oplossing weten tot de oplossing toepassen
Voordat ze tot de oplossing kwamen, speelde bij Radboud ook een zorg: “Wanneer het BIOS- wachtwoord eraf gehaald zou worden voor DRZ, betekende dat een flinke uitdaging voor SSC-ICT om het proces goed strak te krijgen. Je moet namelijk nog steeds alle gegevens veilig houden. Met een wachtwoord erop is dat simpel, maar zonder wachtwoord moeten we een aantal technische beschermingsmogelijkheden benutten en heel goed monitoren dat de laptops veilig op locatie aankomen. Vervolgens moeten we zeker weten dat ze stuk voor stuk geschoond worden en dan daarna ook ‘bewezen’ schoon zijn. Omdat we intern al een heel secuur stuurproces moeten inrichten, was het meer dan logisch om eigen oplossingen te zoeken. Je probeert altijd na te denken wat er voor je eigen afdeling beter kan. Onze conclusie: we schonen bij SSC-ICT die laptops zelf op, want dat maakt de uitvoering van onze materieelverantwoordelijkheid een stuk eenvoudiger. Dan vervallen er gelijk ook een aantal overbodige checks. Dit lijkt misschien tijd te besparen, maar je trekt hiermee verantwoordelijkheden naar de afdeling. Deze verantwoordelijkheid maakt geen deel uit van het takenpakket. Hier ontstond logischerwijs een gesprek over. Waarom deden wij, SSC-ICT, iets wat DRZ eigenlijk hoorde te doen?”
Daarop voegt Radboud toe: “Dat we uiteindelijk toch gewoon op zoek moesten naar een manier om dat wachtwoord te omzeilen, is iets waarvan je na afloop zegt: ‘Was dat nou echt zo moeilijk om te bedenken?’ Maar dat is hoe voortschrijdend inzicht werkt. Je moet gesprekken blijven voeren om helder te krijgen wat voor iedereen de beste oplossing is. En dat betekent voor ons meer werk aan de “voorkant”, maar daarvan realiseert iedereen zich nu ook dat dat het waard is om aspecten als duurzaamheid een stap vooruit te brengen”
Communiceer naar álle ambtenaren
“Ervaringen delen is belangrijk. Op onderwerpen zoals duurzaamheid moet je draagvlak creëren, juist onder de mensen die de spullen gebruiken”, geeft Radboud aan. Daar zien Radboud en René dan ook nog stappen voor de toekomst. Op dit moment merken ze bijvoorbeeld dat lang niet alle apparaten die het Rijk aan collega’s uitreikt, terugkomen. Dit heeft ook te maken met communicatie, volgens Radboud: “Mensen hebben het idee dat het niet duurzaam is om hun telefoon of laptop al zo snel in te leveren en alleen veiligheidseisen overtuigen hun niet van het tegendeel. Wat ze echter vaak niet weten, is dat we die producten niet weggooien en dat ze dienst blijven doen, maar via een andere markt. Bijvoorbeeld bij stichtingen, instellingen, scholen of personen. Veel ambtenaren hebben de motivatie om duurzaam te zijn, maar weten nu niet altijd hoe het Rijk daar al mee bezig is. Als dat soort dingen beter bekend worden onder medewerkers, zou dat erg kunnen helpen om hen te motiveren om de spullen wel op tijd in te leveren.”
“We zien dat veel mensen bij de overheid willen werken vanwege duurzaamheid, dat noemen ze bijvoorbeeld bij sollicitaties. Maar lang niet iedereen lijkt zich te realiseren dat je zelf een rol speelt in die duurzaamheid. We krijgen meer apparaten kapot terug dan ons lief is, een gebroken scherm is vaak de minste schade. Dat is heel erg zonde en had vaak voorkomen kunnen worden als mensen bescherming als een hoes of beschermplaat gebruiken of wat zorgvuldiger met spullen omgaan.” René vindt dat de overheid daar ook een rol heeft: “Naast dat ambtenaren soms denken dat het niet uitmaakt omdat ze niet weten dat we apparaten niet weggooien, kan de overheid zuinigheid stimuleren. Ik heb weleens gezien dat er borg gevraagd wordt voor spullen. Er is niets aan de hand wanneer je het apparaat weer netjes inlevert, maar als het gebroken is, staat daar iets tegenover. Dan gaan mensen zuiniger met spullen om.”
Er liggen zoveel kansen voor zowel het Rijk als de collega’s zelf.
Daarnaast ziet Radboud dat het ene duurzaamheidsinitiatief het andere nog weleens bemoeilijkt: “Toen we overgingen op herbruikbare bekers hoorde je mensen al over het feit dat dat niet allemaal in hun tas van de zaak zou passen. En inderdaad: wij krijgen apparaten terug waar de schade erop wijst dat de tas te klein was voor de inhoud. Daar liggen zoveel kansen voor zowel het Rijk als de collega’s zelf. Eigenlijk zijn we dan weer terug bij het eerdere punt wat we ook maakten over onze samenwerking met DRZ en directies: treedt uit je eigen cocon. Zorg dat alle duurzaamheidsstapjes op elkaar aansluiten, want dan wordt het gezamenlijk een grotere stap.”
