Succesvolle MVI-criteriatool nóg beter door samenwerking met Vlaanderen
Veel inkopers maken gebruik van de MVI-criteriatool (de tool voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) om duurzaamheidsdoelen te verwerken in hun aanbestedingen. Recent is de tool geactualiseerd én is in Vlaanderen de MVOO-criteriatool gelanceerd. Hiermee houdt het succesverhaal niet op, want meer landen tonen interesse. Genoeg redenen om te spreken met Jeroen van Alphen, werkzaam bij Rijkswaterstaat en projectleider van de MVI-criteriatool en Els Verwimp, expert duurzame overheidsopdrachten bij het Vlaamse departement Omgeving.
Nederlands succes inspireert Vlaanderen
Voordat de MVI-criteriatool er was, moesten inkopers bij de Nederlandse overheid werken met milieucriteriadocumenten in pdf-vorm. Dat was bewerkelijk om te onderhouden en niet gebruiksvriendelijk voor inkopers. De MVI-criteriatool die in 2018 is gelanceerd, lost dit op en biedt duurzame inkoopcriteria op een eenvoudige manier aan. De tool is niet verplicht, maar er wordt niettemin veel gebruik van gemaakt door overheden. “Momenteel wordt de tool 30.000 keer per jaar bekeken, dat is ongeveer 150 keer per werkdag. In 2023 is de tool gebruikt bij het inkopen van producten en diensten met in totaal 3 miljard euro aan opdrachtwaarde. We zien daarin een stijgende lijn”, vertelt Jeroen.
Ook in Vlaanderen zagen ze de toegevoegde waarde van de tool. Els: “We zaten in een vergelijkbare situatie als Nederland, want wij werkten ook met omvangrijke pdf-documenten. Jeroen en ik kennen elkaar al jaren en spraken elkaar over de tool. In Vlaanderen hadden we op dat moment niet de capaciteit om zoiets zelf te ontwikkelen, dus zo ontstond het plan om samen een Vlaamse variant te gaan maken. Samen met Jeroen en mijn collega’s van Het Facilitair Bedrijf zijn we aan de slag gegaan.”
"Het feit dat de criteria sterk overeenkomen is bovendien gunstig voor Nederlandse partijen die op Vlaamse aanbestedingen inschrijven en andersom.”
Beter en efficiënter door samenwerking
De samenwerking zorgt er niet alleen voor dat Vlaanderen in mei 2024 een eigen versie van de tool kon lanceren, het zorgt ook voor een beter product. Jeroen: “We ontwikkelen de tool samen verder door. Het actualisatieproces doen we bijvoorbeeld gezamenlijk, dat is goedkoper dan twee losse tools onderhouden. Bovendien heeft Els meer inzicht in hoe dingen in de praktijk werken. In tegenstelling tot ikzelf begeleidt zij namelijk marktverkenningen en aanbestedingen. Dat maakt de samenwerking zeer waardevol om onze criteria te versterken en te verbeteren. Het feit dat de criteria sterk overeenkomen is bovendien gunstig voor Nederlandse partijen die op Vlaamse aanbestedingen inschrijven en andersom.” “We werken samen aan de moederdocumenten.”vult Els aan. “Ik kan het hierbij direct aangeven als er vanuit Vlaanderen eventuele bedenkingen zijn, zodat dit sneller wordt opgemerkt en Nederlandse stakeholders die mee kunnen nemen. Mijn contacten met de markt helpen daarbij. Dus onze samenwerking gaat zeker tot een win-win leiden”.
Voor de Vlaamse tool zijn de criteria inhoudelijk grotendeels een-op-een overgenomen. Els: “De grote verschillen zitten eerder in taal, al moet soms ook de inhoud bijgesteld worden om bij een verschillende context aan te sluiten. Bij sommige productgroepen kunnen we namelijk teksten of termen, door lokale verschillen, niet volledig overnemen. Bij catering wordt in Nederland bijvoorbeeld het ‘On the way to planet proof’ label veel gebruikt, maar dat zien wij op onze markt nog niet. We hanteren hierbij wel dezelfde filosofie, maar vragen het op een andere manier uit.”
Nog niet alle productgroepen en criteria zijn in de Vlaamse tool te vinden. Daarom wordt de tool de komende periode uitgebreid. “We hebben de clusters en productgroepen toegevoegd waar mijn team de meeste ervaring mee heeft. Dat zijn ‘kantoorfaciliteiten en diensten’ en ‘automatisering en telecommunicatie’. Voor het cluster ‘kantoorgebouwen’ hebben we in België al uitgebreide tools, dus verwijzen we daarnaar in plaats van andere criteria neer te zetten. Bij de volgende actualisatie willen we het cluster ‘transport en vervoer’ toevoegen. Daarna gaan we naar de overgebleven clusters kijken”, vertelt Els.
Als je de Vlaamse MVOO-criteriatool bekijkt, zie je dat die sterk op de Nederlandse tool lijkt. Dat is niet toevallig. Els: “We gebruiken dezelfde IT-infrastructuur. Dat betekent dat als we dingen verbeteren, dit gelijk voor beide tools wordt verbeterd.” Dit laat goed zien dat de samenwerking zorgt voor meer efficiëntie. De solide basis biedt kansen voor andere Europese landen. Jeroen: “Het framework kan worden gedeeld met andere landen. Het IT-bedrijf vraagt daar een naar mijn idee geringe vergoeding voor. Ik heb ook veel met Ierse collega’s gesproken over samenwerking. Uiteindelijk hebben zij een kopie gemaakt van de Nederlandse site en daar zelf hun content in gezet. Dat vind ik prima. We hebben ook gesprekken met andere landen die geïnteresseerd zijn, dus er is potentie voor verdere uitbreiding.”
Aanscherpen van criteria zorgt voor meer impact
De mogelijkheden in de markt en de ambities en wensen van de overheden veranderen in de loop van de tijd. De tool is daarom niet statisch en daarmee eigenlijk nooit ‘af’. Er is regelmatig onderhoud nodig. Jeroen: “In Nederland staan er 900 criteria in de tool en in Vlaanderen 350. Die criteria houden we jaarlijks tegen het licht. Daar hebben we een heel proces voor met categoriemanagers, experts en publieke inkopers. Verder vragen we gemeenten of soms een brancheorganisatie om mee te kijken. We kijken dan bijvoorbeeld naar wat er in de minimumeis staat en of we dat een beetje kunnen aanscherpen. We hebben criteria op drie niveaus: basis, significant en ambitieus. Veel mensen gebruiken ambitieniveau 1: basis. Als je die ondergrens opkrikt, kun je dus veel impact maken. Dat is het verschil tussen één partij die 100% verbetert tegenover duizend partijen die 1% verbeteren.”
Ambitieniveau 1 is waar veel gebruikers voor kiezen, maar ook dat niveau is al bovenwettelijk. “We zetten momenteel niet in de tool wat je volgens de wet moet doen. Met niveau 1 zet je dus al een stap verder in de goede richting. Koplopers kunnen voor een hoger niveau kiezen, waarbij je op niveau 3 bijvoorbeeld kijkt naar echt circulair werken. Bij kantoormeubilair is dat al meer gemeengoed, dus komt circulariteit daar al op niveau 2 terug. Zo sluiten de criteria aan bij ontwikkelingen in de markt en groeien ze mee met de ambities van de overheden”, vertelt Jeroen.
Ook de criteria in de Vlaamse tool zijn allemaal bovenwettelijk. Els: “Op basis van de leidraden die we hadden, hebben we gekeken naar wat we nog meer kunnen doen en wat er beter kan. En naar wat er bij de criteria aangepast moet worden aan onze markt. Hierbij moeten we rekening houden met minder ervaren inkopers, maar ook met inkopers die juist een stap verder willen gaan. Die mogelijkheid zat al in onze leidraden, maar is nu in de tool duidelijk zichtbaar met de ambitieniveaus.”
"We krijgen heel positieve reacties, ook over de gebruiksvriendelijkheid van de tool. "
Van fouten leer je
De samenwerking tussen Nederland en Vlaanderen voor deze tool loopt dit jaar voor het eerst. Dat was soms nog een beetje zoeken. Jeroen: “We hebben vooral veel gewerkt aan het bouwen van de tool en het actualisatieproces. Bij een eerste keer is dat wel uitdagend. De partijen die bij ons het onderhoud van de tool doen, krijgen nu bijvoorbeeld met een nieuwe aanpak te maken. Dat zorgt in het begin voor wat hobbels in het proces, ondanks ieders goede wil. Het cultuurverschil bleek soms toch groter dan we dachten. Het is ook interessant om te zien dat Belgen beter zijn in Nederlands dan Nederlanders. Teksten die al jaren op de site stonden, bleken toch kleine taalfoutjes te bevatten. We hebben in elk geval veel geleerd voor de volgende ronde.”
Niet alleen is er veel geleerd, de Vlaamse tool leidt ook tot veel positieve reacties. “Sinds kort zijn we bezig om de tool onder de aandacht te brengen. We krijgen heel positieve reacties, ook over de gebruiksvriendelijkheid van de tool. Er is dus veel enthousiasme over de tool, ook in België”, vertelt Els.
De tool in de toekomst
De tools voor Nederland en Vlaanderen staan live en zijn goed ontvangen, maar Jeroen en Els hebben nog genoeg plannen voor de toekomst. Jeroen: “We hebben nog steeds veel gesprekken met andere landen. Ik zou het leuk vinden als we de tool nog verder kunnen uitbreiden en nog meer andere landen kunnen helpen bij hun duurzame inkoop.”
Een andere mogelijke richting is om toch meer inzicht te bieden in de wettelijk verplichte criteria die Europa voorbereid voor overheidsopdrachten. “Er komen vanuit Europa complexe nieuwe wetten op ons af. Daarvan moeten we niet tegen inkopers zeggen: pak de wetteksten erbij en je ziet het wel. Het is beter om ze te helpen door te verduidelijken wat die wetten betekenen. Daar zien we voor de toekomst kansen om de tool uit te breiden”, vertelt Els.
Jeroen vult aan: “Als we verplichte criteria in de tool willen gaan opnemen, moet er een extra laag voor gebouwd worden, zodat het onderscheid duidelijk is. Maar als je wettelijk verplichte criteria toevoegt, gaan de vrijwillige misschien meer verplichtend voelen voor inkopers. Of voelen wellicht de wettelijk verplichte juist meer vrijwillig. Dat worden dus nog interessante discussies.”