#DuurzameEstafette ‘De sleutel tot succes? Samen de schouders eronder zetten én positief communiceren’
De afgelopen twee jaar lag de focus binnen het ministerie van VWS volledig op het bestrijden van de coronapandemie. Nu de samenleving weer open is en het thuiswerkadvies grotendeels vervalt, wil het team Duurzaam VWS een flinke inhaalslag maken. “We hebben stilgestaan, maar niet stilgezeten”, aldus Anna van Mierlo, die binnen het team verantwoordelijk is voor de communicatie. Samen met programmamanager Veronique Ruiz van Haperen vertelt ze over de certificering voor de CO2-prestatieladder, het belang van positieve communicatie en de samenwerking met shared service organisaties (SSO’s).
Het ministerie van VWS heeft als doel gesteld om eind 2022 gecertificeerd te zijn volgens de CO2-prestatieladder niveau 3. Dat gaat over het energieverbruik van de panden en de uitstoot door woon-werkverkeer en dienstreizen. Ook op andere terreinen valt veel winst te behalen, zeker als een grote groep mensen duurzamere gewoontes ontwikkelt. En dat is precies het doel: duurzaamheid moet geen vraag meer zijn, maar een vanzelfsprekendheid. Om de duurzame ambities te realiseren zijn volgens Veronique en Anna twee pijlers essentieel: samenwerking met álle betrokkenen en positief ingestoken gedragsverandering.
Eerst even over positieve gedragsverandering. Hoe staat het ervoor met de bewustwording en hoe gaan jullie de gewenste gedragsverandering bereiken?
“Duurzaamheid begint steeds meer te leven’, constateert Veronique. ‘Mensen zeggen bijvoorbeeld: ‘Het valt me op dat broodjes in een dikke laag plastic zijn verpakt, kan dat niet anders?’. En niet onbelangrijk: dankzij de nieuwe coalitie hebben we de wind in de rug, want in het coalitieakkoord gaat veel aandacht uit naar verduurzamen.” Het programmateam Duurzaam VWS heeft duidelijk voor ogen hoe ze alles in beweging gaan krijgen. Veronique: “Communicatie is de sleutel, en dan niet in de vorm van een vingertje waarmee we zeggen dat iets moet, maar via een charmeoffensief. Als je mensen de vrije keuze laat, gaat het nog niet snel genoeg. Dus moet het programmateam op zoek naar de balans tussen keuzevrijheid en bepalen wat iemand wel/niet mag of moet doen. Daarvoor is het ontzettend belangrijk een positieve draai te geven aan de duurzame keuze. Want mensen willen niet betutteld worden en niet het gevoel krijgen dat ze beknot worden in hun keuzevrijheid. Dan gaan de hakken in het zand.” Anna vult aan: “Een andere uitdaging is dat mensen wel graag willen, maar niet direct het effect van hun aangepaste gedrag zien. Het beloningssysteem in de hersenen wordt niet geactiveerd, waardoor mensen sneller sceptisch worden. Je wil proberen over te brengen dat als iedereen een stapje zet, we als groter geheel daadwerkelijk iets bereiken. We willen met onze activiteiten en communicatie dan ook zichtbaar maken wat we ongemerkt al wel duurzaam doen, zoals woon-werkverkeer op de fiets of met het ov.”
Je wil meegeven dat verduurzamen leuk is, en niet ‘iets dat je niet meer mag doen’
Kunnen jullie een paar voorbeelden geven van jullie aanpak?
Veronique: “Op het gebied van vliegreizen kunnen we nog een hoop veranderen. In het centrale boekingssysteem van de Rijksoverheid zit gelukkig al een functie die voor korte afstanden een treinreis aanbeveelt. En de rijksbrede afspraak is dat als je toch moet vliegen, je kiest voor economy class. Al krijgen we daarop de reactie dat het een verkapte bezuiniging is.” Sommige onderwerpen blijken dus een heet hangijzer, ondanks de constatering dat het belang van verduurzamen wel degelijk breed gedragen wordt op het departement. Duurzaamheid laagdrempelig en leuk maken, in plaats van dwingend over te komen. Dat is volgens Anna de sleutel tot succes. “Onlangs kreeg op Warme Truiendag de collega die de meest ludieke foto postte een presentje. Je wil meegeven dat verduurzamen leuk is, en niet ‘iets dat je niet meer mag doen’. Dus niet: je mag geen vlees eten, maar mensen kennis laten maken met verrassende, lekkere vegetarische lunches. In de week van 7 maart, de Nationale Week zonder Vlees & Zuivel, postten we iedere dag een vegan recept en vroegen we mensen hun favoriete recept te delen. Daar maken we dan een kookboekje van.” Naast omdenken richt het team zijn pijlen op thema’s waar duurzaamheidswinst valt te behalen, maar waar mensen vaak niet van op de hoogte zijn. Veronique: “Dataverkeer kost veel energie, terwijl daar op dit moment eigenlijk geen kaders omtrent duurzaamheid voor zijn. Samen met BZK willen we uitzoeken of en hoe je een duurzaamheidskader voor dataverkeer zou kunnen opstellen, naast bestaande kaders voor privacy en informatiebeveiliging. Intern willen we ook werken aan slimmer omgaan met dataverkeer. Ook hier geldt weer dat de winst ‘m zit in grootschaligheid: als elke ambtenaar elke dag vijf mails minder stuurt, dan scheelt dat daadwerkelijk.”
Hoe versterken jullie je aanpak via de communicatie?
“Mensen staan het meest open voor hapklare brokjes toegankelijke communicatie”, denkt Veronique. Anna legt uit: “We ontwikkelen factsheets, dus een A4 waarin we beeldend uitleggen wat het bijvoorbeeld betekent om minder te vliegen. Ons plan van aanpak Anders Reizen is in november aangenomen en nu het landelijke thuiswerkadvies grotendeels is vervallen, kunnen we daar echt mee aan de slag. De eerste stap is een kort bericht waarin we mensen informeren over het Rijksbrede plan Anders Reizen, en onze eigen aanpak. De boodschap is dat het mooi is dat we elkaar weer fysiek kunnen ontmoeten, en hoe tof het is om dat op een CO2-neutrale manier te doen. We brengen bijvoorbeeld ook de e-bike pilot weer onder de aandacht. Met het voorjaar voor de deur hopen we mensen te kunnen verleiden op de (e-)fiets naar het werk te komen. Gezond én duurzaam!”
De certificering voor de CO2-prestatieladder pakken jullie samen op met OCW en SZW. Welke voordelen biedt deze samenwerking?
“VWS deelt een aantal panden met OCW en SZW, dus we hebben elkaar nodig”, legt Veronique uit. Ze is erg te spreken over de samenwerking met de andere ministeries. “Doordat we op één lijn zitten qua ambities en visie was het inhuren van het bureau dat de drie ministeries gaat helpen een feestje. Iedereen voelt zich verantwoordelijk en wil het tot een succes maken. De collega van OCW zette de samenwerkingsruimte op, de collega van SZW heeft contacten bij het Rijksvastgoedbedrijf en ik was het aanspreekpunt voor het offertetraject. Als iedereen zijn of haar netwerk inzet, krijg je synergie.” Ze hoopt met dit voorbeeld duidelijk te maken wat je kunt bereiken als diverse organisaties open staan voor elkaar en samen de schouders eronder willen zetten.
Jullie werken ook samen met de SSO’s voor ICT en facilitair management aan verduurzaming. Welke uitdagingen en kansen komen jullie daarbij tegen?
“Aanvankelijk was er wel wat onbegrip en zelfs weerstand”, merkt Anna op. “Mogelijk dachten de SSO’s dat we ze op de vingers gingen kijken, terwijl onze insteek altijd samenwerking is. Daarnaast begrepen ze eerst niet helemaal de noodzaak, omdat ze altijd goede dienstverlening aanboden. Dat is natuurlijk zo, maar wij willen goede én duurzame dienstverlening.” Volgens Anna zijn de gesprekken met de SSO’s inmiddels steeds positiever van toon.
Ook vinden nu steeds meer concrete acties vanuit facilitair management hun weg naar het ministerie, zoals bakken om PET-flessen in te leveren, waarna de opbrengst van het statiegeld wordt gedoneerd. Wederom een voorbeeld van laagdrempelige en positief ingestoken duurzaamheid. “Ik kan niet genoeg benadrukken dat verduurzaming écht een kwestie is van samen optrekken”, besluit Veronique. “En niet een beetje, maar met volle overtuiging. Want hoewel we soms verschillend denken over de weg naar een duurzame Rijksoverheid, het hoog-over doel van verduurzaming, dat delen we met elkaar en dat moet ook de drive zijn om elkaar steeds opnieuw op te zoeken.”
Ik kan niet genoeg benadrukken dat verduurzaming écht een kwestie is van samen optrekken. En niet een beetje, maar met volle overtuiging
Aan wie geven jullie het stokje voor deze interview-estafette door?
Veronique: “We willen het stokje doorgeven aan Annet Bertram, de DG van het Rijksvastgoedbedrijf. Waarom? Als het Rijksvastgoedbedrijf panden verduurzaamt, heeft dat een enorme impact. Het zou wat ons betreft een mooie win-winsituatie opleveren. Maar het RVB werkt als uitvoeringsorganisatie natuurlijk voor meerdere klanten/opdrachtgevers, en duurzaamheid is niet altijd onderdeel van de opdracht. Hoe gaan ze daarmee om? Daar zouden we graag eens meer over horen.”
