Design voor Duurzaam ontsluit creativiteit en inzichten vanuit het hele Rijk
Op een efficiënte manier tot innovatieve ideeën en oplossingen komen: met de methode Design voor Duurzaam kan het. Deze methode wordt momenteel ingezet voor de pilot duurzame CAO Rijk. Gerard de Koe, coördinator CAO Rijk, Marije Geluk, projectleider van de pilot en Sem Carree, als innovatiedesigner actief lid van het kernteam, vertellen hoe deze methode werkt en waarom die zo interessant is om vaker binnen het Rijk te gebruiken. Wil je na het lezen van dit artikel nog meer te weten komen over de methode? Kom dan naar de workshop die Sem geeft op 19 september op Duurzaam Doen!
De pilot duurzame CAO Rijk heeft als doel om tot een duurzamere cao voor het Rijk te komen. De ambitie is zelfs om de meest duurzame cao van Nederland te maken. In plaats van kaders die van bovenaf worden bepaald, staan hierbij de ideeën van medewerkers centraal. Dat gaat volgens de methode Design voor Duurzaam. Hoe is dat ontstaan? “We willen graag alle groepen werknemers betrekken bij de cao. Ook de werknemers die minder vaak lid zijn van een vakbond, zoals de jonge hoger opgeleide rijksambtenaren. De mening en betrokkenheid van alle werknemers, oud en jong, bij beleid, in de uitvoering en bij inspecties zijn voor ons relevant. Daarnaast wilden we echt stappen zetten in de verduurzaming, omdat we het een belangrijk onderwerp vinden waar onder rijksambtenaren veel draagvlak voor is. Daar kwam het idee van de pilot uit. Hier hebben we diverse mensen bij betrokken en budget voor vrijgemaakt”, vertelt Gerard.
Voor de uitvoering van de pilot kwam Gerard bij Marije van het rijksbrede programma Denk Doe Duurzaam uit. “We hadden de opdracht: doe het vanuit het werknemersperspectief en doe het samen. En het moest vernieuwend zijn en innovatief. Hiervoor hebben we Sem erbij betrokken. Hij heeft vanuit de design en startup methodiek, innovatie in het proces toegevoegd. Om het echt samen te doen, hebben we een kernteam opgericht met mensen uit verschillende hoeken die hiermee te maken hebben. Gerard vanuit de werkgever, de FNV namens de vakbonden, maar ook een aantal duurzaamheidscoördinatoren vanuit grote uitvoeringsorganisaties, zoals DUO en de Belastingdienst. Dat is belangrijk, want het moet niet alleen een Haags feestje zijn. Samen met Sem en het kernteam hebben we de methode Design voor Duurzaam bedacht met daarin een focus op experimenten om dingen in de praktijk uit te proberen”, vertelt Marije.
Tijdsdruk voor efficiënte doorontwikkeling
Normaliter mag je niet van een cao afwijken, maar in de cao van het Rijk staat een experimenteerbepaling die ruimte geeft om dingen uit te proberen. Daar maakt Design voor Duurzaam volop gebruik van. Ideeën worden getest in experimenten, zodat mensen kunnen ontdekken of het werkt. Sem: “We hebben ideeën verzameld voor een duurzamere cao vanuit zoveel mogelijk werknemers, dus mensen van de uitvoering, inspectie, beleid, enzovoort. We hebben een selectie van ideeën aan de hand van vuistregels gemaakt en die hebben we verdeeld in thema's, zoals werkplek, mobiliteit en ICT. Tijdens de startdag kwamen ideehouders en meedenkers bij elkaar zonder dat ze elkaar kenden. En zonder dat ze wisten wat het allemaal inhield. Mensen kregen vier maanden om van hun idee experimenten te maken om te bepalen of het levensvatbaar is. Elk team kreeg € 25.000 om dat experiment uit te voeren. Dat moesten ze samen doen, maar we ondersteunden daar wel bij. Er was een tijdlijn met daarin vier Design voor Duurzaam bijeenkomsten, waarin de teams hun idee ontwikkelden tot een experiment.”
Je moet je eigenlijk een beetje schamen voor je prototype, want dan weet je dat je op tijd hebt getest.
De ontwikkeling tot een experiment ging onder tijdsdruk. Dat was een bewuste keuze. Sem: “Je weet in het begin nog niet wat het juiste antwoord is en of mensen erop zitten te wachten. Dus het is beter om dan in korte tijd een interpretatie te bouwen van wat je bedoelt. Als je iets tastbaars hebt, kun je er namelijk veel beter een gesprek over voeren. Je hebt dan snel een eerste reactie en daarvan kun je leren om het concept weer te verbeteren. Je moet je eigenlijk een beetje schamen voor je prototype, want dan weet je dat je op tijd hebt getest. In de praktijk blijkt pas of mensen het gebruiken en op waarde schatten. Het is zonde als je iets tot in perfectie uitwerkt, maar het uiteindelijk niet aanslaat.”
Medewerkers betrekken en stimuleren in hun creativiteit
Om creativiteit te stimuleren waren er in de eerste fase geen grenzen. “We probeerden niet te beperken, maar de werknemers vrij te laten in wat ze nu echt willen. In het proces werken we uiteindelijk richting concretisering. Hierbij volgden we enkele leidende principes, dat zijn vuistregels die we met het kernteam hadden we bedacht. Die vuistregels zijn originaliteit, uitvoerbaarheid, schaalbaarheid, impact, gedragsverandering en inclusiviteit. Daarmee konden deelnemers hun concept verbeteren”, vertelt Sem.
“Er zijn in totaal ongeveer 2.500 mensen betrokken bij de experimenten, daarmee proberen we het draagvlak te vergroten”, vult Marije aan. Gerard: “We hadden aanmeldingen uit het hele land. Die wisselwerking tussen mensen met verschillende achtergronden is erg belangrijk. We wilden geen oplossingen die alleen voor Den Haag of de Randstad geschikt zijn. Dit is een mooi voorbeeld van hoe je rijksbreed mensen bij elkaar brengt die samen aan een opgave werken (Grenzeloos Samenwerken). Vanuit de deelnemers werd dit ook erg gewaardeerd. Het is vaak genoemd in de interviews die we hebben gehouden en gebundeld in een reisverslag als afsluiting van de eerste etappe van onze reis naar de meest duurzame cao van Nederland.”
Medewerkers meenemen is dus een belangrijk onderdeel van Design voor Duurzaam. Marije: “Als je de medewerker en de uitvoering wilt betrekken bij grote beleidsplannen kan je denken aan deze methode. We proberen een brug te slaan tussen verschillende werelden. Door samen te werken in pilots kunnen we ideeën zo concreet mogelijk maken en met elkaar vertalen naar de organisatie. We testen in het klein of de medewerker er waarde in ziet en er gebruik van gaat maken en of het idee ook werkt in de praktijk. Dat zorgde voor een heel mooi resultaat op de demodag, waar alle resultaten werden gepitched voor een jury. Hierin namen niet alleen vertegenwoordigers van de vakbonden en het Rijk plaats, maar ook van de TU Delft en de jonge Klimaatbeweging. Deze was zo onder de indruk dat ze besloten dat alle initiatieven een plek kregen in plaats van maar drie pilots. Vervolgens is er in het nieuwe cao-akkoord een vervolgopdracht gegeven. Dat is hartstikke mooi om het verduurzamen van de bedrijfsvoering een extra impuls te geven. Nu zijn we vooral bezig met het concreet maken van de impactprojecten op de verschillende thema's.” Gerard: “Je merkt veel enthousiasme bij de bedrijfsvoering. Zij lopen soms ook tegen muren op om dingen te veranderen. Ze zien best kansen, maar veranderen het systeem ook niet zomaar. Deze pilot biedt de mogelijkheid om dingen te testen.”
In de zomer zijn de experimenten gedaan, zoals een plantaardige lunch waarbij tijdelijk aubergine, vega shoarma en curry rolls werden aangeboden om te kijken of mensen daar interesse in hadden. Een ander idee was mensen te stimuleren om minder elektronische apparaten te gebruiken, door bijvoorbeeld je privételefoon ook zakelijk te gebruiken of andersom. Op de demodag werden de experimenten gepresenteerd aan de jury en een breed publiek. Hierbij bepaalde de jury welke ideeën doorgaan naar de volgende fase. Benieuwd naar alle experimenten, lees ons reisverslag.
Meer ruimte geven aan experimenteren
Design voor Duurzaam is dus een creatieve en open manier van samenwerken om tot innovatieve oplossingen te komen. Deze werkwijze biedt veel kansen voor de Rijksoverheid. Gerard: “Binnen het Rijk zijn we gericht op het verantwoord met geld omgaan door veel controlemechanismes. Daardoor sla je veel creativiteit dood. We proberen daarom uit te dragen dat je ruimte voor flexibiliteit en creativiteit moet inbouwen. Als je alles wil controleren, verlies je dat juist. Creativiteit die niet ontstaat zorgt ook voor verborgen kosten, zeker met verduurzaming. Dus ik vind het erg belangrijk om mensen binnen het Rijk meer ruimte te geven voor creativiteit. Deze methode is ook veel efficiënter, want met een beperkt budget begin je met iets en dat ga je langzaam veranderen. Dat kost minder dan dat je het van tevoren groot bedenkt en gelijk uitwerkt.”
Het is dus niet voor niets dat het kernteam de methode Design voor Duurzaam verder wil benutten. Marije: “De aanpak uit de eerste fase, dus het behapbaar maken van duurzaamheid, het naar de medewerker toe brengen en dan groter maken, willen we doorzetten. In het plan van aanpak wat we nu maken, proberen we het experimenteren (rijksbreed) op te schalen. Dat is best een uitdaging, omdat je nu mensen hogerop in de organisatie mee moet krijgen. Maar we willen graag verder met deze methode. Je ziet namelijk dat door met iets tastbaars bezig te zijn, je een brug kan slaan tussen bedrijfsvoering, medewerkers en beleid. Ik vind het spannend of dit uiteindelijk een innovatie wordt die binnen de Rijksoverheid wordt overgenomen, waardoor echt structurele verandering ontstaat.” Gerard vult aan: “Voor de volgende fase willen we dus geen grote masterplannen, maar een aantal gerichte experimenten voor de onderwerpen mobiliteit, biodiversiteit, werkplek, eten & drinken en gedrag. En mensen vragen om mee te denken. Op hoe meer plekken je dat doet, hoe meer het een onderdeel wordt van het systeem.”
Veel betrokkenheid vanuit de hele Rijksoverheid
Werken volgens Design voor Duurzaam leverde veel verrassende, inspirerende en nieuwe inzichten op. Sem: “Het leukste om te zien vond ik dat groepen werknemers die elkaar eerst niet kenden, elkaar na een tijdje weten te vinden over verschillende departementen en rollen heen. En dat ze iets hebben gemaakt wat van zichzelf is en waar ze hun eigen tijd in hebben gestopt. Ze zijn er echt trots op. Er zijn ook mensen die zeggen: ik ben niet creatief of ik kan dat niet. Dat is onzin. Iedereen kan dit doen, maar je moet gewoon beginnen. Een tip is om onze video te bekijken dan krijg je er een goed beeld bij.”
Ook Marije vindt de motivatie en de energie waarmee collega’s met het verduurzamen van de cao aan de slag gaan mooi om te zien. "Sommige deelnemers gaven aan deze methode nu ook zelf in hun werk toe te passen. Zelf doe ik dat ook. Je merkt dat er een positieve flow ontstaat, waardoor steeds meer mensen mee willen doen."
Gerard vond het waardevol dat nieuwe groepen werknemers zo betrokken raken bij de cao. “Een mooi voorbeeld was het idee om in het individueel keuzebudget (IKB) ook aflossing van studieschuld op te nemen. Je kunt je afvragen of dat echt duurzaam is, maar voor jonge medewerkers is het heel interessant. Ik werd er door jonge ambtenaren over aangesproken en er werd een petitie voor aangeboden. Dus er komen dingen naar boven die je niet van tevoren plant. Maar die wel interessant zijn voor ons als werkgever en dus ook weer groepen werknemers aanspreken die normaal helemaal niet met de cao bezig zijn. Bovendien zie je dat er belangstelling is bij andere werkgevers, zoals gemeenten en politie. Die kijken allemaal naar dit soort ontwikkelingen.”