Duurzamer én leuker: de inkoop van kantoormeubilair bij BZ
Werken volgens de principes van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) helpt het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) bij het bereiken van haar duurzame doelstellingen. Heleen van der Gugten, interieurarchitect bij de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken, vertelt wat er zoal komt kijken bij het duurzaam inkopen van kantoormeubilair. “Daar is echt heel veel winst te behalen!”
Hergebruik
“Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden voor hergebruik. Wat maakt hergebruik mogelijk? De kleuruitvoering bijvoorbeeld. Meubels van dezelfde kleur kun je makkelijk uitwisselen en hergebruiken op andere locaties. Ook modulair vervangbaar meubilair helpt. Van onze bureaustoelen kunnen we flink wat onderdelen vervangen, zonder dat de hele stoel meteen is afgeschreven. De rug, de wielen en zelfs de gasveer kunnen we verwisselen. Zo werk je veel meer circulair.”
Lange levensduur
“Een andere factor waar we veel duurzame winst mee behalen, is de levensduur van het meubilair. Kantoormeubilair heeft traditioneel een gemiddelde levensloop van een jaar of 10. Wij hebben daar al 16 van gemaakt en we streven ernaar om 20 jaar met ons meubilair te doen. De meeste uitstoot zit in het productieproces. Door kantoormeubilair langer te gebruiken, zorg je ervoor dat er minder geproduceerd hoeft te worden. Daarmee wordt je voetafdruk een stuk kleiner. Wil je dat je meubels zo lang gebruikt kunnen worden, dan moet je slimme keuzes maken. Om ergonomische redenen wilden we bijvoorbeeld elektrisch verstelbare bureaus. Maar de motoren in die bureaus gaan vaak al na 6 jaar kapot vanwege een instabiel stroomnetwerk ter plaatse en moeten dan worden vervangen. Dat vonden we niet duurzaam genoeg. Vandaar dat we in veel gevallen hebben gekozen voor mechanisch verstelbare bureaus. Die hebben dat onderhoud niet nodig.”
Duurzame materialen
“Dat duurzaam inkopen complex kan zijn, blijkt bijvoorbeeld bij de keuze voor materialen. Uiteraard willen we dat onze leveranciers zoveel mogelijk gebruik maken van circulaire materialen. Kartonnen bureaubladen zijn bijvoorbeeld duurzamer geproduceerd dan Volkern-bladen van geperst koolstof. Maar kartonnen bladen kunnen we ze niet in elk klimaat inzetten. Karton werkt namelijk als een spons in een vochtige omgeving. We moeten dan ook de verschillende factoren tegen elkaar afwegen om tot de meest duurzame keuze te komen. Dan kom je in dit geval uit op een bureaublad dat op een minder duurzame manier geproduceerd wordt, maar wel langer meegaat.”
Transparante keten
“Kijk je naar ketenverantwoordelijkheid, dan spelen weer andere factoren een rol. Wij willen natuurlijk weten dat er in de keten duurzaam en sociaal verantwoord wordt gewerkt. In de markt van het kantoormeubilair is het uitvragen van een materiaalpaspoort gebruikelijk en je kunt daar bij de uitvraag rekening mee houden. Je kunt de leverancier vragen om aan te tonen in hoeverre materialen en onderdelen duurzaam en circulair zijn, en tot stand zijn gekomen met eerlijke arbeid. Je kunt van leveranciers ook vragen om met een plan te komen voor de toekomst. Zo nodig je andere partijen uit om samen te werken aan circulariteit, duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid.”
Echt impact maken
“Al met al levert duurzaam inkopen een complex geheel aan wegingsfactoren op bij de aanbesteding. Materiaalkeuze, functionaliteit, transport, innovatie, mogelijkheden tot hergebruik…al deze factoren moeten in samenhang met elkaar worden afgewogen om tot de meest duurzame oplossing te komen. Met het inkopen van kantoormeubilair hebben we inmiddels laten zien dat we echt impact kunnen maken met slimme keuzes. En dat maakt ons werk er echt leuker op. We zien dat mensen met veel meer plezier werken als ze echt een duurzame bijdrage kunnen leveren.”