Duurzaamheidsverslaglegging bij het Rijk: 5 adviezen
Op 14 mei 2024 kwamen duurzaamheidscoördinatoren, data-analisten, auditors, accountants en andere geïnteresseerden samen voor de bijeenkomst over duurzaamheidsverslaglegging bij de Rijksoverheid. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) organiseerde deze bijeenkomst, waarin vele deskundigen aan het woord kwamen. De visies vanuit verschillende instanties en disciplines op duurzaamheidsverslaglegging leverde veel nieuwe inzichten, maar vooral grotendeels eenduidige adviezen op. Hoe maak je een goed duurzaamheidsverslag? Wat gaat al goed, wat zijn de uitdagingen en waar liggen verbeterpunten? Dit artikel zet de inzichten en tips op een rij.
De verscheidenheid aan achtergronden en vakgebieden van de vele sprekers en geïnteresseerde deelnemers aan de bijeenkomst op 14 mei was groot. Zo vertelde de Auditdienst Rijk (ADR) over het uitgevoerde pre-assurance-onderzoek dat ze uitvoerden op het duurzaamheidsverslag van IenW. De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) deelde hun visie op de toepassing van de richtlijnen van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en gaf rijksbreed advies voor de toekomst. De Algemene Rekenkamer toonde de voortgang van hun onderzoek naar duurzaamheidsverslaglegging bij overheden en Ernst & Young (EY) zette de resultaten uiteen van hun high-level GAP-analyse tussen het jaar- en duurzaamheidsverslag van IenW en de CSRD-richtlijnen. Welke zes tips zijn te geven aan organisaties die nog stappen met duurzaamheidsverslaglegging willen maken?
1. Bepaal de materiële thema’s en focus!
Alle partijen waren het over één ding eens: het belang van een goede materialiteitsanalyse. Een materialiteitsanalyse gebruiken organisaties om te bepalen welke duurzaamheidsonderwerpen het meest relevant zijn voor hun activiteiten en stakeholders. Voorbeelden van materiële thema’s zijn circulariteit, gezonde leefomgeving en duurzame mobiliteit. Maar ook sociale duurzaamheid kan een thema zijn. De belangrijkste stakeholders zoals overheden, leveranciers, organisaties, ngo's en kennisinstituten worden doorgaans nauw betrokken in deze selectie.
En belangrijk daarbij: focus. Kies de belangrijkste thema’s voor jouw bedrijfsvoering en maak per thema een duidelijke aanpak met heldere doelstellingen, verantwoordelijken en de data om het te onderbouwen. Dit houdt ook de verslaglegging beheersbaar en duidelijker. “Wij hadden afgelopen jaar 15 materiële thema’s”, vertelt Amber Hensema, duurzaamheidsadviseur bij IenW. “De deskundigen waren unaniem: dat moet minder.” Bij veel internationale standaarden is het uitvoeren van een materialiteitsanalyse overigens verplicht. Ook kan het helpen hier top-down duurzaamheidsbeleid op te maken.
2. Betrek de organisatie
IenW is een ministerie dat zich al heel lang bezighoudt met duurzaamheid. “We doen het duurzaam of we doen het niet”, aldus Amber. Vanuit de practice what you preach-gedachte is de meerwaarde van een duurzaamheidsverslag dan ook duidelijk voor de meeste collega’s binnen het ministerie. Maar dat is niet overal zo vanzelfsprekend.
Een duurzaamheidsverslag maken is niet verplicht voor overheidsinstellingen, en het kan daarom meer intrinsieke motivatie vereisen bij medewerkers om eraan bij te dragen. Zeker wanneer zij bijvoorbeeld gevoelige data moeten delen. Het tijdig en actief intern communiceren over de verslaglegging en betrekken van medewerkers helpt om het draagvlak te vergroten.
3. Data als sluitstuk?
Bij het gebruik van data is het altijd goed je te blijven afvragen: waarom meten we dit? Wat hebben we aan deze cijfers? Het eerste advies helpt hier al bij: focus je op een select aantal materiële thema’s en stel hier meetbare doelen bij op. Hoe dragen we met deze doelen bij aan de doelstellingen van het Rijk? Amber: “We hebben nog niet altijd kwantificeerbare doelstellingen. Dat maakt het lastig.” Een systematische, top-down methode is hiervoor gewenst.
Idealiter maak je de data inzichtelijk in een dashboard. “Dashboarding is lastig, maar cruciaal voor navolgbaarheid”, zei duurzaamheidscoördinator Tino van Etten tijdens zijn presentatie op 14 mei, waarin hij vertelde hoe het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) samen hun duurzaamheidsverslag van 2023 hebben ontwikkeld. “Realtime data gekoppeld aan de doelstellingen helpt managers ontzettend om te sturen.” Usha Ganga, spreker namens de NBA, voegt daaraan toe: “Om te kunnen toetsen aan de CSRD, is inzicht in impact, kansen en risico’s nodig. Alleen dan kun je als organisatie sturen en beheersen.”
4. Vertel het eerlijke verhaal
“Vertel het eerlijke verhaal, dat duurt altijd het langst”, zei onderzoeker Martin Dees van de Algemene Rekenkamer. “Je kunt beter nu het verlies nemen, dan achteraf toegeven.” Hij bedoelt daarmee dat van belang is om ook ‘negatieve’ of minder lovende resultaten in het verslag op te nemen. Dit zijn leerpunten waarop kan worden gestuurd en het zorgt voor transparantie en betrouwbaarheid.
Eerlijk zijn zorgt soms voor uitdagingen in de formulering. “We hadden gezegd dat alle projecten een duurzaamheidsopdracht hadden. Dit bleek bij 95% het geval te zijn”, vertelt Amber. “Dan moeten we dus 95% opschrijven. Stakeholders moeten erop kunnen vertrouwen dat we volledig eerlijk zijn. We moeten alles natuurlijk kunnen bewijzen.”
5. Begin (op tijd)
IenW startte zo’n 10 jaar geleden met hun eerste duurzaamheidsverslag. Het heeft zich door de tijd organisch ontwikkeld. En het is, zo blijkt ook uit de terugkoppeling van de deskundigen, ook nog niet perfect. Dit blijft zich ontwikkelen. Het hoeft dus niet direct perfect. Begin stap voor stap. En ook als je nog niet bent waar je wilt zijn. Of als je nog niet alle data hebt waar je over wilt rapporteren. Sommige ministeries rapporteren nu bijvoorbeeld alleen op basis van de CO₂-prestatieladder. Sommigen zijn recent begonnen met een eigen duurzaamheidsrapport, zoals het ministerie van Buitenlandse Zaken.
“Begin ook op tijd”, benadrukt Peter van Breukhoven van de ADR. “Dan heb je de ruimte om thema’s te inventariseren en stakeholders te benaderen. Een duurzaamheidsverslag is niet in 3 maanden gemaakt.” Als overheid heb je die tijd nog, volgens Usha (NBA): “Voor het bedrijfsleven is voldoen aan de CSRD al verplicht, zij zitten vast aan deadlines en hebben dus minder ruimte. Zie het dus als een luxe dat je er nu meer aandacht aan kan geven.”
Werk in uitvoering
De grote belangstelling voor de bijeenkomst op 14 mei bevestigt dat duurzaamheidsverslaglegging bij de Rijksoverheid de aandacht heeft. In de nabije toekomst zullen veel bepalende keuzes moeten worden gemaakt. Hieronder volgen enkele grote vragen die leven onder de betrokkenen bij duurzaamheidsverslaglegging:
• Wat is de scope van de verslaglegging?
Omvat de verslaglegging alleen interne activiteiten of ook de bredere ketenimpact, inclusief die van leveranciers en de levenscyclus van producten en diensten?
• Willen we toewerken naar geïntegreerd rapporteren?
Willen we de duurzaamheidsverslaglegging opnemen in de financiële verantwoording? En zo ja, wie neemt hierin de leiding? Een interessante discussie om verder te voeren.
• Welke externe standaarden en assurance worden Rijksbreed gevolgd?
Wie neemt binnen het Rijk de regie voor verduurzaming en verslaglegging? Welke rapportagestandaarden, zoals de bekende Global Reporting Initiative (GRI) of CSRD, willen we gebruiken? En in hoeverre wordt externe assurance toegepast om de geloofwaardigheid van het verslag te verhogen?
Het moge duidelijk zijn dat duurzaamheidsverslaglegging volop in ontwikkeling is. We hopen dan ook dat we de lijst met inzichten en tips over een jaar kunnen uitbreiden.
Ben je benieuwd hoe de duurzaamheidsverslagen voor 2023 eruitzien? Hier vind je ze.