Dataschaamte: data als onbekende vervuiler
Mails met veel bijlagen, verschillende online samenwerkingsruimten en veel ongebruikte bestanden in je opslag: iedere rijksambtenaar met kantoorwerk heeft hiermee te maken. Maar deze huidige manier van omgaan met digitale gegevens is niet zonder gevolgen. Al het dataverkeer en de opslag ervan gaat via datacenters, die een enorme CO₂-uitstoot genereren. Weinig mensen zijn hiervan op de hoogte. Maar als het aan de leden van het experimentteam ‘Data als onbekende vervuiler’ ligt, verandert dit zo snel mogelijk. Zij deden daarom met enthousiasme mee aan de pilot voor een duurzamere CAO Rijk.
Door slimme ICT naar minder CO₂
Slimmer omgaan met data is efficiënter, biedt meer overzicht en heeft minder impact op het milieu. Dit is, in het kort, de visie van het team dat deelnam aan de pilot die een duurzamere cao voor de Rijksoverheid moet opleveren. Het team bestond uit Adriana Winkel (strategisch inkoper bij Logius), Jakob van Gorkum (ambtelijk secretaris ondernemingsraad bij het ministerie van Justitie en Veiligheid), Jurriaan Raaijmakers (strategisch adviseur bij CIO-Staf van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) en Niek Fraanje (product owner bij Logius). Eerder in het traject was ook Ariëla van Elteren (innovation designer bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) nog betrokken.
“Zoveel mogelijk waardevol inzicht met zo min mogelijk data, dat is het idee.”
Meer inzicht met minder dataverbruik
“We brachten allemaal verschillende kennis, achtergronden en perspectieven in dit team”, vertelt Jurriaan. “Daarnaast begonnen we met de verschillende ideeën die ingezonden waren bij de start van de pilot. Die moesten we bij elkaar brengen. Dat was best een uitdaging, maar uiteindelijk leidden de verschillende inzichten vrij organisch tot het idee om een dashboard te ontwikkelen, waarmee iedereen op teamniveau inzicht krijgt in het eigen dataverbruik en de impact daarvan.” Jakob vult aan: “Zoveel mogelijk waardevol inzicht met zo min mogelijk data, dat is het idee. Dit zorgt niet alleen voor een kleinere ecologische voetafdruk, maar ook voor betere samenwerking. En voor een stukje minder werkdruk. Door alleen te beschikken over de juiste en relevante data, en zo min mogelijk onnodig te mailen of op te slaan."
Dataschaamte
“Tijdens het traject waarin we de Design voor Duurzaam-methode leerden toe te passen, kwam in onze ontwerpsessies keer op keer terug dat bewustwording een cruciaal onderdeel is. Zo ontstaat immers motivatie om er wat aan te doen. Om het huidige niveau van bewustwording in kaart te brengen, hebben we een vragenlijst opgesteld. Waar we overigens verrassend veel reacties op kregen.” Adriana vertelt verder over enkele opvallende resultaten: “Bijna 30% van alle respondenten was zich er volledig onbewust van dat dataverkeer de CO₂-uitstoot van de gebruiker vergroot. Er heerst vliegschaamte, maar van dataschaamte is nog niets te merken, ondanks dat dataopslag vervuilender is dan de hele luchtvaart… Ruim 92% was overigens wel bereid om iets aan opschoning van zijn of haar data te doen - mits deze persoon daar de gelegenheid voor kreeg en wist hoe. En 86,5% had interesse in een digital clean-up day.”
Clean-up days en pop-ups
Niet alleen de invullers van de vragenlijst waren enthousiast over het idee van dit experimentteam. Ook de jury reageerde positief na de pitch die Jakob en Adriana gaven op de Demo Dag. “De jury was ook verbaasd dat de impact van data zo groot is”, vertelt Adriana. “We zijn, net als de andere ideeën, geselecteerd om een groter experiment uit te voeren. Daar is ook budget voor. Dat geeft ontzettend veel energie.” Jakob gaat verder: “We denken bijvoorbeeld zelf aan het opzetten van digital clean-up days binnen onze eigen afdelingen. Aan de hand van die resultaten kunnen we een format maken voor het hele Rijk. Dat zou toch fantastisch zijn?” “Maar we willen ook richten op preventie, zoals maatregelen die moeten voorkomen dat onze inboxen vol stromen”, zegt Niek. “Een simpel voorbeeld is om de gebruiker via een pop-up de mogelijkheid te geven om grote bijlages te vervangen door een link.”
In de cao
De cao of arbeidsvoorwaarden zijn in de pilot verduurzaming CAO Rijk breed opgevat. Het gaat om waar je als werknemer allemaal mee in aanraking komt. Van het aanbod van opleidingen tot mobiliteit, tot het groen in en om het gebouw. Of dus de hoeveelheid (onbewuste) data. Adriana vertelt dat het doel van het team wat betreft de cao met name gaat om het creëren van meer tijd voor iedere medewerker om data op te ruimen. “Bijvoorbeeld aan de hand van een clean-up day of eventueel een compensatie-activiteit, zoals het planten van bomen.” Jurriaan vult haar aan: “En dat ons idee werkdruk vermindert, past ook bij betere arbeidsvoorwaarden. Het centraal houden van en werken met data vermindert onnodig zoeken in bestanden en e-mails en kost daarmee minder tijd.”
"Als bij de start van een initiatief goed zou worden onderzocht wat er al loopt en de betrokken beleidsmakers, opdrachtgevers en dienstverleners elkaar meer zouden opzoeken, dan zouden we samen kunnen versnellen in grotere oplossingen.”
Samen versnellen
“Al vanaf de start van het pilottraject, dat werd georganiseerd door het kernteam ‘pilots verduurzaming cao’ en begeleid door de experts van de Design voor Duurzaam-methode, kwamen we in een warm bad”, vindt Jakob. Adriana is het daarmee eens: “Je doet alles voor deze pilot naast je baan, waardoor de factor tijd een moeilijke is. Zeker als je elkaar in persoon wil spreken. De organisatie van de pilot faciliteerde meerdere dagen waarin we elkaar fysiek konden ontmoeten. Dankzij die steun en de professionele begeleiding hebben we flinke stappen kunnen zetten en een teamgevoel kunnen creëren.” “Maar de organisatie hielp niet alleen in het bijeenkomen en brainstormen”, zegt Niek, “ze wisten ook initiatieven bij elkaar te brengen. Zo werd ik bijvoorbeeld in contact gebracht met het Nationaal Archief om daar een bijeenkomst over de digitale vingerafdruk bij te wonen. Dat was ontzettend interessant, én ik heb er veel waardevolle contacten opgedaan.” Jurriaan: “Er lopen inderdaad al heel veel initiatieven parallel aan de onze. Dat is eigenlijk zonde. Als bij de start van een initiatief goed zou worden onderzocht wat er al loopt en de betrokken beleidsmakers, opdrachtgevers en dienstverleners elkaar meer zouden opzoeken, dan zouden we samen kunnen versnellen in grotere oplossingen.” Niek: “En daarom is het zo mooi dat deze pilot rijksbreed is ingezet. Het bleek dat verschillen niet per se obstakels zijn, maar juist kunnen zorgen voor verrijking.”
"Het bleek dat verschillen niet per se obstakels zijn, maar juist kunnen zorgen voor verrijking.”
