Zonder contractmanagement geen duurzame en sociale impact
Een contractmanager zorgt ervoor dat contractafspraken worden nagekomen en de gestelde doelen en resultaten worden behaald. Maar hoeveel invloed heeft een contractmanager op duurzaamheid en sociale impact? Dat is meer dan je misschien zult denken. Monique Sant, contractmanager bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, ziet dat duurzaamheid en sociale impact steeds belangrijker wordt bij contracten. “Zowel ministeries als leveranciers krijgen steeds meer de smaak te pakken.”
De Rijksoverheid heeft talloze contracten, opgedeeld in verschillende categorieën en variërend van productlevering, diensten en ander werk. De contractmanager zorgt ervoor dat het proces rond een contract goed verloopt. Monique Sant licht toe: “Als contractmanager probeer je zoveel mogelijk waarde uit het contract te halen. We doen dat door de resultaten te monitoren en te kijken hoe de samenwerking gaat met verschillende deelnemers binnen de Rijksoverheid. Waar nodig kunnen we als contractmanager bijsturen en adviseren. We meten de leverbetrouwbaarheid, maar ook ‘zachtere’ dingen als samenwerking en klantvriendelijkheid. Daarnaast richten we ons op risicomanagement.”
Monique werkt als contractmanager voor de rijksbrede inkoopcategorie Beveiliging en Bedrijfshulpverlening (BHV). In haar rol legt ze de rijksdoelstellingen voor duurzaamheid en sociale impact vast in contracten. Niet alleen bewaakt ze zo deze doelstellingen, maar kan ze er ook een lans voor breken. “De rijksdoelen gaan ons als categorie aan het hart. Met name SROI (social return) vinden we een heel leuke doelstelling. Het is natuurlijk prachtig als je iemand duurzaam aan het werk kunt krijgen. Daarom zijn we daar druk mee bezig.”
Uitdagingen bij het invullen van social return
Social return invullen is in de praktijk nog niet zo eenvoudig. Vooral als het gaat om diensten als beveiliging en bedrijfshulpverlening. “In onze aanbesteding is gesteld dat 5% van de loonsomeis aan SROI moet worden besteed. Dat is een inspanningsverplichting voor leveranciers. Ik zag dat leveranciers dat vaak niet redden. Er worden namelijk hoge eisen aan beveiligers en BHV’ers gesteld, vooral bij de overheid. Daarom komt niet iedereen met een afstand tot de arbeidsmarkt hiervoor in aanmerking. Dan is het onze rol om te helpen. We gaan dan met leveranciers en afnemers in gesprek om te kijken wat er wel mogelijk is. Soms zijn er namelijk dingen mogelijk die je op het eerste gezicht niet ziet.”
De oplossing kan bijvoorbeeld zijn om iemand met een afstand tot de arbeidsmarkt op een andere manier in te zetten. “Een speciale groep collega’s ondersteunt ambtenaren vanuit het netwerk Maatwerk voor Mensen op het gebied van social return. Zij hebben gezegd: die 5% SROI-verplichting is er, maar laten we onze leveranciers helpen door in gesprek te gaan, zodat zij met ons kunnen meedenken. Zo hebben we zicht gekregen op iemand die bij de leverancier al op backoffice werkte en in het kader van deze opdracht nieuwe werkervaring en vaardigheden heeft kunnen ontwikkelen. Ook dat is social return.”
Meer SROI door leveranciers vrij te laten
Inmiddels wordt er vanuit de categorie Beveiliging en Bedrijfshulpverlening steeds meer ingezet op het verhogen van de SROI. “We leggen de 5% SROI niet op als eis en geven de leverancier meer ruimte om zelf met een voorstel te komen. We vragen hen bijvoorbeeld om een plan van aanpak waarbij ze zelf een SROI-percentage mogen bepalen. Zo’n plan van aanpak bepaalt dan mede het gunningsbesluit en wordt onderdeel van het contract en daarmee ook strak gemonitord. We zien daardoor dat leveranciers hogere percentages aanbieden, bijvoorbeeld 6%. Als ze dat hogere percentage (meer dan 5%) na een jaar halen, kan daar bijvoorbeeld een bonus aan worden gekoppeld. Doordat we leveranciers meer vrij laten, maar gedurende de contractperiode monitoren en in gesprek blijven, boeken we als overheid meer impact op het resultaat.”
“Als overheid maak je het verschil door heel goed met je leveranciers in gesprek te blijven. Als je ze de kans geeft om SROI op een andere manier vorm te geven dan door puur het standaard verantwoordingsformulier jaarlijks in te vullen en je stelt de juiste vragen, dan krijg je de leukste informatie. Dan blijkt vaak dat zo’n leverancier al meer doet met SROI dan jij dacht. Wellicht niet op jouw contract, maar leveranciers zijn er nu vaak al vanuit eigen motivatie mee bezig. Zo leer ik van hen, zij zijn tenslotte ogen en oren in de markt.”
Monique’s tip voor iedereen die met SROI te maken heeft
“Deze tip geldt voor iedereen: ga naar de bijeenkomsten van Maatwerk voor Mensen. Dat is heel leerzaam. Je ontmoet er mensen die heel veel over SROI kunnen vertellen. Nu zijn er weliswaar geen fysieke bijeenkomsten, maar er wordt wel veel digitaal gedaan. Daar kan iedereen zich voor inschrijven. Het zijn hele interessante sessies, waar je veel kennis en connecties opdoet. Zo ontdek je wat er allemaal mogelijk is.”
Maatwerk voor Mensen is een andere aanpak voor social return dan het social return kader 1.0. Bij de 1.0 methode wordt standaard 5% van de loonsom gevraagd die gerelateerd is aan de opdracht als inzet voor social return. Bij Maatwerk voor Mensen (ook wel SROI 2.0 genoemd) wordt echter niet standaard uitgegaan van 5% van de loonsom voor social return. Per aanbesteding wordt gekeken hoe de meeste sociale impact kan worden gemaakt. Deze methode gaat uit van samenwerking tussen alle partijen. Zo is er ruimte om te experimenteren met speciale doelgroepen en met indirecte inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Je kunt als inkoper bij een aanbesteding kiezen of je het 1.0 of 2.0 kader wilt toepassen.