De harde werkers van de scanstraat

45 kilometer papier

Het programma Stukken Beter is opgezet voor het ministerie van JenV om op een duurzame manier informatie te bewaren, vinden én delen. In de praktijk betekent dat dat papieren archieven gedigitaliseerd moeten worden. In totaal meer dan 160 kilometer papierwerk. Binnenwerk, onderdeel van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), weet daar wel raad mee. "Er is eerst gekeken welke archieven er zijn - wat mag er weg, wat moet blijven. Dan blijft er nog 45 kilometer over. We hebben nog voor járen werk."

Goede match

Binnenwerk biedt duurzame banen voor mensen binnen de Participatiewet en Banenafspraak. Voor de scanstraat worden zij aangedragen door Gelre Werkt, onderdeel van de gemeente Zutphen. Het project heeft binnen Gelre Werkt een eigen jobcoach. Een jobcoach (via het UWV of de gemeente) helpt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een baan vinden en behouden. De jobcoach binnen Gelre Werkt overlegt met de jobcoaches van de potentiële kandidaten. "Ik wil een gevarieerde groep, maar het moet wel een goede match zijn. Maar we proberen het wel altijd.", aldus Henk. Kandidaten die een beetje digitaal onderlegd zijn en feeling hebben met archiefwerk krijgen een kans. Is het een match? Dan mogen ze aan de slag.

Gevarieerd team

Team scanstraat startte in september 2019 met veertien kandidaten, waarvan er twee helaas door omstandigheden moesten stoppen. Het doel is om uiteindelijk met twee teams van tien kandidaten aan de slag te gaan. Momenteel bestaat het team uit twaalf kandidaten, ieder met een totaal andere achtergrond. De jongste is 22, de oudste is 56. De één heeft autisme, de ander een sociale fobie en weer iemand anders heeft niet-aangeboren hersenletsel. Niemand is verplicht om daar verder informatie over te delen. Maar het zorgt ook voor binding in het team. "Onderling praten ze er open en bloot over met elkaar." Het werken bij Binnenwerk biedt weer perspectief aan mensen die moeilijk of niet aan een baan komen. "Werk is zo belangrijk in iemands leven. Niet alleen het werk zelf, maar ook de sociale contacten, iets mogen toevoegen aan de maatschappij."

Geen makkelijke klus

Binnenwerk werkt niet met targets of bonussen. "Er moet geen druk op staan, dan gaat het fout. Wij werken zonder deadline. Mensen hebben plezier en werken hard." Het digitaliseren van archieven is namelijk geen makkelijke klus. Eerst moeten alle nietjes, paperclips en post-its uit de documenten worden verwijderd, zodat alles goed leesbaar is. Daarna moeten de documenten worden verdeeld in documenten voor intern en extern, wat enige dossierkennis vereist. Vervolgens scant het team de documenten. Maar dan is het werk nog niet klaar, want dan moeten alle witte pagina’s nog worden verwijderd zodat de digitale bestanden niet te groot worden. Als laatste worden de bestanden gecontroleerd op leesbaarheid en via een versleuteld bericht doorgestuurd naar de IND in ter Apel. Om het werk afwisselend te houden werkt het team in blokken van twee uur, met een kleine pauze tussendoor. Natuurlijk is er ook ruimte voor gezelligheid op de werkvloer, maar bovenal ziet teamleider Henk dat er hard wordt gewerkt. "Ze voelen zich verantwoordelijk en ze willen gewoon goed werk leveren."

Versoepelde maatregelen

De scanstraat is gevestigd in het pand van het Expertise-en Dienstencentrum Digitale Archivering (EDDA), onderdeel van de Justitiële Informatiedienst. Binnenwerk werkt onder supervisie van EDDA, dat de dossiers van lopende zaken van het Openbaar Ministerie digitaliseert. EDDA kon een aantal maanden geleden na de versoepelde maatregelen weer aan de slag. Henk hoopte dat ook Binnenwerk weer kon starten. "Maar dat risico was te groot. Als de scanstraat van het OM uitvalt dan ligt de hele rechtstaat op z’n kont."

Rustig opbouwen

De maatregelen tegen het coronavirus in maart kwamen als een harde klap voor het team. "Voor mensen met een sociale fobie was het heel erg zwaar. Ze waren net een beetje aan het wennen, nu zitten ze weer in een sociaal isolement." Anderen missen vooral het ritme en de regelmaat die een werkweek ze biedt. "In het begin belde ik iedereen twee keer per week en nu nog steeds wekelijks. Daarnaast spreken we nu ook één keer maand af, zodat we elkaar ook weer even kunnen zien. Het is belangrijk voor de groepsbinding dat we van elkaar zien en horen wat we meemaken." Ondanks dat het team staat te springen om weer te beginnen, zal het in het begin ook weer even wennen zijn. "We moeten het weer samen oppakken en rustig opbouwen, maar daar hebben we ook de tijd voor."