"Innovatief inkopen vraagt om lef"
Hoe koop je iets in wat nog niet bestaat? Door binnen het inkooptraject de ruimte te creëren die nodig is om innovaties te laten ontstaan, vertelt Wilco Bavelaar. Als adviseur Europees aanbesteden bij IUC JenV was Wilco betrokken bij de invulling van de procedure rondom het innovatiepartnerschap, een nieuw aanbestedingstraject voor innovatieve oplossingen. Wij spraken Wilco over de voor- en nadelen van het innovatiepartnerschap, en hoe je als inkoper innovatie de ruimte kunt geven.
Als het aan Wilco ligt, nemen inkopers al tijdens de vraagarticulatie een stapje achteruit om met een kritische blik naar het vraagstuk te kijken. Welk probleem ligt er aan de basis van het vraagstuk? En op welke manieren kunnen we dat probleem oplossen? Door alle mogelijkheden op een rijtje te zetten, zorg je dat er geen kans onbenut blijft. Bestaat de oplossing nog niet? Dan biedt een innovatiepartnerschap mogelijk het antwoord op de vraag.
Innovatiepartnerschap: een nieuwe manier van aanbesteden
Een aanbestedingstraject waarbij nog niet bekend is wat de oplossing gaat zijn, dat is het innovatiepartnerschap. Het aanschaffen van een systeem wat nog niet bestaat is 'best ingewikkeld', vertelt Wilco. “In een klassiek aanbestedingstraject weet je wat je wilt en vraag je een aantal leveranciers een offerte uit te brengen. Bij innovaties wil je jouw vraag in de markt uitzetten, waarbij je nog niet weet wat uiteindelijk de oplossing gaat worden”. Dat lukt alleen als inkoop tijdig betrokken wordt bij het proces. Denk out-of-the-box en houd ruimte open voor innovatie, adviseert Wilco. De sleutel tot het succes binnen een innovatiepartnerschap is het zo lang mogelijk in stand houden van de mededinging. Zo prikkel je de markt en geef je innovatie een boost, en kom je uiteindelijk tot een passende oplossing voor je vraagstuk tegen een concurrerende prijs.
Innovatie heeft tijd nodig
Om het innovatieve proces te stimuleren, moet je leveranciers de tijd geven om tot een oplossing te komen. "Door de verschillende partijen tijdens het inkoopproces hiertoe de kans te geven, en de concurrentie in stand te houden, voorkom je dat je te snel een knoop doorhakt en misschien wel niet tot de beste oplossing komt,” legt Wilco uit. Soms loopt de ontwikkeling anders dan je voor ogen had. Dan is het tijd om een stapje terug te nemen, en misschien zelfs opnieuw te beginnen. Hierdoor neemt het innovatiepartnerschap vaak meer tijd in beslag dan een klassiek aanbestedingstraject. Dat het innovatiepartnerschap ook echt in de praktijk werkt, blijkt wel uit een project waarbij een nieuwe manier om natuurbranden te voorkomen werd ontwikkeld. Dit is een van de projecten waarbij het innovatiepartnerschap is toegepast. Het project ging van start met 4 partijen, en resulteerde uiteindelijk in de ontwikkeling van een innovatief systeem waarbij satellietdata wordt ingezet om droogte op te sporen. Wilco is tevreden: “het is gelukt om de beste nog niet-bestaande oplossing voor de beste prijs in te kopen.”
Succesvol innovatiepartnerschap: zo doe je dat
Om andere rijksinkopers te helpen, hebben het IUC JenV en het innovatieteam van JenV het stappenplan ‘Check je aanpak’ gemaakt. Hiermee kun je bijvoorbeeld via een procesflow zien hoe je via een marktconsultatie tot een innovatiepartnerschap komt. Ook heeft Wilco nog een aantal tips:
- Bepaal van tevoren altijd je strategie en je eigen positie: wat vragen we van de leveranciers? En wat is de positie van de leveranciers? Zo voorkom je dat een leverancier zelf kiest voor een oplossing die niet geheel aansluit op jouw vraag.
- “Ontspan, heb lef, heb geduld en geef het de tijd die het nodig heeft.” Innovatie gebeurt niet van de ene op de andere dag.
- Je weet nooit waar het heengaat, dus laat het proces zoveel mogelijk los.