And the winner is… Ambassades in de strijd om duurzaamheidsprijs

Innovatiechallenge

Het begon allemaal in 2016, toen innovatieteam DARE (dat staat voor Durven, Ambitie, Resultaat en Effectief) een innovatiechallenge voor Buitenlandse Zaken organiseerde. Het toen nog onbekende team RYE-MS deed mee en won. Hun idee: ambassadeposten inspireren en motiveren om actie te ondernemen op duurzaamheid en bij te dragen aan het halen van de SDG’s. Op 1 februari 2017 lanceerde Buitenlandse Zaken, met financiële en praktische ondersteuning vanuit de challenge, Rank Your Embassy - Mission Sustainable (RYE-MS).
 
Maar hoe bepaal je dat dan? Wie de beste is? Marianne: “De inzet van de posten wordt gemeten met een self-assessment. Daarin geven posten aan hoe zij presteren op gebied van duurzaamheid en welke initiatieven zij de afgelopen periode hebben genomen. Daaruit komt een score. De scores van de posten worden vervolgens op het online dashboard gevisualiseerd in een wereldkaart, een scorebord en een postenpagina. Zo kunnen de posten elkaar volgen en ontstaat competitie.” Alicia: “Het wedstrijdelement is de grootste kracht van RYE: het motiveert medewerkers op de posten om mee te denken en samen te werken. Daarnaast geloven wij in een positieve insteek: door duurzaamheid op een speelse en positieve manier te benaderen bereik je meer dan slechts het stellen van eisen. Als iets leuk is, zetten mensen vaak net een stap extra.”

Duurzaamheidsinitiatieven worden niet alleen gedeeld in het self-assessment en online dashboard, maar ook via Facebook, Twitter en Instagram. Daarvoor zijn de hashtags #rankyourembassy en #missionsustainable in het leven geroepen. Het RYE-team deelt de berichten met andere deelnemende posten via de Facebookgroep, Instagram of in de tweemaandelijkse nieuwsbrief.

Grote verschillen

In het self-assessment beantwoorden de posten vragen over allerlei onderwerpen waarop duurzaamheidswinst te behalen is. Alle facetten van duurzaamheid worden meegenomen, van maatschappelijk verantwoord inkopen tot social return en de genderbalans. Je kunt zo’n lijst dus nooit alleen invullen, vertelt Alicia: “Medewerkers hebben informatie nodig van elkaar, en zo raken ze automatisch met elkaar in gesprek over duurzaamheid.”
 
Tussen de ambassades zitten grote verschillen als het gaat om duurzaamheid. Marianne: “Kopenhagen had als eerste ambassade de auto op waterstof. De ambassadeur nam zelfs een slokje uit de uitlaat! Maar ook in andere delen van de wereld gebeurt veel. In Shanghai is afval scheiden sinds kort verplicht. Dat is een goede prestatie voor de context waarin zij zitten. In Tokyo werd een paar jaar geleden al het archiefpapier gerecycled als wc-papier. Dat is niet alleen grappig en creatief, maar ook een flinke vooruitgang!”
 
In het self-assessment wordt zo veel mogelijk rekening gehouden met verschillen in context. Alicia: “Wat we vanuit Nederland willen bereiken, is lokaal niet altijd een duurzame oplossing. We noemen goede initiatieven in plaats van best practices dan ook liever best fits.” RYE is dus niet bedoeld om te monitoren of de Nederlandse duurzaamheidsdoelstellingen worden gehaald, maar juist om buitenlandse posten te motiveren duurzamere keuzes te maken en elkaar te inspireren. Marianne: “Wat ook belangrijk is, is dat je ook gewoon mag falen. Een nieuw idee blijkt soms niet altijd een succes. Juist die voorbeelden moeten ook gedeeld worden. Om van te kunnen leren.”

Systeemcrash

Al snel na de lancering werd RYE een groot succes. Met als gevolg dat het online dashboard de drukte niet meer aankon en crashte. Marianne: “Dat was natuurlijk jammer en onhandig, maar gaf ons ook een opening om het nieuwe dashboard beter in te richten.” Zo wordt als nieuwe feature de CO2 footprint toegevoegd, is informatie over pilots straks makkelijker terug te vinden en wordt het self-assessment opnieuw onder de loep genomen. Alicia: “We willen aan de ene kant professionaliseren, maar tegelijkertijd vinden we het heel belangrijk om het laagdrempelig te houden.”
 
Die laagdrempeligheid zorgt er namelijk voor dat collega’s makkelijk contact leggen met RYE en met elkaar. Alicia: “Vaak hebben posten vragen over projecten die ze bij elkaar hebben gezien. Ze weten elkaar dan soms zelf te vinden, maar het gebeurt ook regelmatig dat wij ze met elkaar in contact proberen te brengen. Zo verbonden we onlangs twee Afrikaanse ambassades aan elkaar, zodat ze samen met RYE konden starten. Ook komen er soms inhoudelijke vragen over verduurzaming binnen in onze mailbox. Als posten er behoefte aan hebben kunnen wij ondersteuning bieden bij verduurzaming, bijvoorbeeld met presentaties, tools en andere handvatten. Daarnaast functioneert RYE ook als communicatiemiddel over duurzaamheid en beleid, en zorgen wij voor beleidsterugkoppeling in Den Haag.”

Succesverhaal

Inmiddels is RYE voor alle ambassades een begrip geworden. Waar meedoen aan de competitie twee jaar geleden nog vrijblijvend was, moeten nu alle posten eraan geloven en het self-assessment ieder jaar invullen. Marianne: “Over het algemeen reageren collega’s op de posten heel positief op RYE. Ze nemen de tijd om het assessment in te vullen, delen actief nieuws en informatie op het dashboard en op hun social kanalen, en nemen het initiatief om elkaar te helpen. We willen dat duurzaam denken en doen de norm wordt. Dan kunnen wij er met een gerust gevoel tussenuit stappen.”

Tips

Wil jij jouw collega’s inspireren om aan de slag te gaan met duurzaamheid? Let dan op het volgende:

• Maak het positief en leuk
• Gebruik humor
• Gebruik een competitie-element
• Speel in op andere drijfveren dan alleen duurzaamheid, zorg voor een winwin situatie
• Bied mensen een podium: zorg ervoor dat mensen zich kunnen profileren
• Sta stil bij de context, beperkingen en maatwerk → duurzaamheid is niet altijd een best practise, eerder een best fit
• Zorg altijd voor verbinding van praktijk en beleid, en andersom. Zorg dat ze van elkaar kunnen leren.
• Zie dingen die mislukken ook als een succes: het is de poging die telt
• Blijf experimenteren en maak het zichtbaar en bespreekbaar als dingen fout gaan, want fouten zijn nodig voor vooruitgang
• Wees niet bang om budget en capaciteit beschikbaar te stellen
• Heb je een goed idee? Gewoon doen!

Handige links

Rank Your Embassy heeft zelf natuurlijk ook inspiratie nodig, en maakt regelmatig gebruik van onderstaande websites en tools. Misschien kun jij ze ook goed gebruiken! Neem gauw een kijkje:

• Bekijk en deel verschillende campagnefilmpjes over duurzaamheid en check hoe Nederland scoort op de 17 werelddoelen (SDG’s) op 17doelendiejedeelt.nl.
• Bereken jouw impact op de aarde, of de impact van je team met Je verborgen impact.
• Laat je inspireren door ruim 1.000 duurzame voorbeelden op Duurzame Bedrijfsvoering Overheden.nl.
• Wil je rapporteren en communiceren over de impact van jouw organisatie op belangrijke duurzaamheidsthema’s? De ​GRI Sustainability Reporting Standards helpen je op weg!
• Ontdek welke mogelijke MVO-risico’s je loopt door je inkoopactiviteiten met de MVO Risico Checker voor overheidsinkopers.
• De overheid sloot met 8 Nederlandse bedrijfssectoren en maatschappelijke organisaties een IMVO-convenant af, met afspraken over maatschappelijk verantwoord ondernemen in het buitenland. Lees meer over de IMVO-convenanten op rijksoverheid.nl en op imvoconvenanten.nl.
• Veel van wat de overheid inkoopt komt uit armere productielanden. Daar zijn zaken als respect voor mensenrechten, goede arbeidsomstandigheden en een leefbaar loon niet vanzelfsprekend. Zorg dat je hier invloed op hebt met de internationale sociale voorwaarden (ISV).
• Lees het laatste duurzaamheidsnieuws op duurzaamnieuws.nl en duurzaambedrijfsleven.nl.

Contact

Wil je meer weten of heb je een vraag voor het Rank Your Embassy team? Neem dan contact op via rankyourembassy@minbuza.nl.