Ambitieweb Bedrijfsvoering maakt duurzame doelen bespreekbaar
Welke ambities en doelstellingen heeft onze organisatie als het gaat om Duurzame Bedrijfsvoering? En hoe vertalen we die naar de praktijk? Vanuit die vragen ontwikkelde het kennisteam Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) van de Corporate Dienst Rijkswaterstaat het Ambitieweb Bedrijfsvoering. We spraken Cristel Hoek, Strategisch Inkoopadviseur Bedrijfsvoering bij de Corporate Dienst Rijkswaterstaat en een van de enthousiastelingen binnen het MVI-kennisteam.
Cristel werkt op het snijvlak van beleid en uitvoering. Al snel nadat ze binnenkwam bij Rijkswaterstaat haakte ze aan bij het kennisteam MVI, dat regelmatig samenkomt om de ontwikkelingen op gebied van duurzame bedrijfsvoering te bespreken. “We zagen binnen onze organisatie veel ambities op gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen. Leuk, al die ambities en doelstellingen, maar wat betekent het voor onze praktijk? We gingen op zoek naar een tool die inzichtelijk maakt hoe MVI een plek kan krijgen binnen inkoopprocessen.” En die tool bestond, namelijk het Ambitieweb GWW (Grond, Weg, Waterbouw). De inhoud was alleen niet relevant voor inkopen in het domein bedrijfsvoering, dus gebruikte het kennisteam MVI de tool als basis voor een op maat gemaakt Ambitieweb Bedrijfsvoering.
Prioriteit in het inkoopproces
Het Ambitieweb is een hulpmiddel dat interne opdrachtgevers binnen de Corporate Dienst Rijkswaterstaat ondersteunt in het realiseren van hun duurzaamheidsopgave. Het Ambitieweb geeft duurzaamheid een vaste prioriteit in het inkoopproces en het helpt zowel de interne opdrachtgever als inkoper om een juiste afweging te maken op de duurzaamheidsthema’s. De inkoper gaat in de voorbereiding van aanbestedingen in gesprek met de interne opdrachtgever over ambities en doelstellingen op gebied van duurzaamheid. Deze worden gekoppeld aan de duurzaamheidsthema’s van het Ambitieweb. Om ambities op het gebied van duurzaamheid écht waar te maken is het nodig om tijdig in gesprek te gaan met de interne opdrachtgever. “Ruim voor het moment van aanbesteden gaan we in gesprek met de interne opdrachtgever, want dan kun je het nog echt hebben over de ambities.”
Het Ambitieweb Bedrijfsvoering is een gebruiksvriendelijke tool, die goed toe te passen is in het totale inkoopproces. Dat was een voorwaarde voor de ontwikkeling van de tool: dat het te integreren is in de bestaande inkoopprocessen en -procedures.
Ambitieniveaus
Wat zijn relevante beleidsthema’s als het gaat om duurzaam inkopen? Vanuit die vraag selecteerde het MVI-kennisteam zeven duurzaamheidsthema’s voor het Ambitieweb. Cristel legt uit: “We hebben binnen de thema’s een aantal niveaus aangebracht, van 0 tot 3, waarbij 3 het meest ambitieus is. Wat is je inkoopbehoefte? En op welk niveau kun je iets met de thema’s uit het Ambitieweb? Die afweging maak je aan de hand van de tool.”
Circulaire catering
Voor de Corporate Dienst Rijkswaterstaat is het Ambitieweb Bedrijfsvoering een succes. Dat bleek bijvoorbeeld tijdens de aanbesteding voor het contract circulaire catering. Allereerst gingen de interne opdrachtgever en inkoper met elkaar in gesprek. “Genieten, gezond, circulair”, bleek het thema binnen deze aanbesteding. Het belang daarvan voor medewerkers (gezond genieten) wordt gecombineerd met het belang voor de maatschappij (circulariteit). Vanuit dat uitgangspunt is het Ambitieweb ingevuld. De thema’s circulariteit en sociale aspecten scoorden hoog, dus deze zijn doorvertaald naar eisen en gunningscriteria in de aanbesteding. Leveranciers schreven ieder een plan van aanpak met daarin een meerjarig stappenplan, dat werd beoordeeld op circulariteit. Duurzaamheid wordt transparant en meetbaar gemaakt. “Dan is de volgende vraag; hoe gaan we dit meerjarig stappenplan borgen in samenwerking met de winnende partij, zodat de ambities waargemaakt worden? Maatschappelijk verantwoord inkopen is niet klaar na een aanbesteding. Eigenlijk begint het dan pas.”
Het Ambitieweb Bedrijfsvoering wordt binnen de Corporate Dienst Rijkswaterstaat sinds anderhalf jaar succesvol toegepast op alle Europese aanbestedingen. Met deze werkwijze levert de Corporate Dienst Rijkswaterstaat een bijdrage aan de maatschappelijke doelen die door Rijksoverheid gesteld zijn.
“We hebben onze werkwijze met het Ambitieweb Bedrijfsvoering breed gedeeld binnen de Rijksoverheid door middel van presentaties en verschillende bijeenkomsten.” Inmiddels is een Rijksbrede doorontwikkeling gaande en wordt het Ambitieweb Bedrijfsvoering meegenomen in de inkoopstrategie ‘Inkopen met Impact’ van het Rijk. Zo werken diverse ministeries op dit moment aan de implementatie van de tool.
De gouden MVI tips van Cristel:
- Maak duurzaamheidsdoelstellingen bespreekbaar binnen je organisatie, zowel met de directie als met de interne opdrachtgevers;
- Vertaal ambities naar KPI’s en monitor deze ook
- Betrek leveranciers en stimuleer de markt om duurzamere keuzes te maken;
- Maatschappelijk verantwoord inkopen? Ga het gewoon doen!