Dagelijks dataverkeer is vervuilend, wat kan er anders?
Dataverwerking en -opslag spelen een cruciale rol in ons dagelijks leven, zowel op het werk als privé. In het digitale tijdperk waarin we ons bevinden, genereren we voortdurend enorme hoeveelheden gegevens, variërend van persoonlijke informatie tot zakelijke transacties. Binnen het werk bij de Rijksoverheid kun je bijvoorbeeld denken aan verwerking van belastingaangiften en persoonsgegevens, maar ook aan de verwerking en opslag van kentekens in de autobranche en (bouw)tekeningen van Rijkswaterstaat. Door al dit dagelijkse dataverkeer draaien datacentra over heel de wereld overuren, met veel energieverbruik en vervuilende uitstoot tot gevolg. Is dit een onontkoombare bijwerking van moderne werkprocessen? Niet volgens een groep Honours-studenten, die onderzoek deed naar duurzamere manieren van dataverwerking door rijksambtenaren. In verband met de praktische haalbaarheid van hun onderzoek richtten zij zich op het nummer één communicatiemiddel van rijksambtenaren: de e-mail. In dit artikel delen zij hun resultaten.
“Hoe kan de Rijksoverheid het energiegebruik van de datacentra verduurzamen?” Dat was de vraag waarmee het onderzoek van de studenten Emma Santin (International Studies in Leiden), Mirte Gosselink (Biologie en Geschiedenis in Leiden), Yiming Chen (Computer Science in Delft) en Fatih Shoichiro Oshima Acikbas (Mechanical Engineering in Delft) begon. Het team van voornamelijk internationale Honours-studenten doet vanuit verschillende universiteiten mee aan een Sustainability Challenge, die zich richt op uitdagende vraagstukken binnen de verduurzaming van de Rijksoverheid met behulp van academisch onderzoek.
Zeker tien e-mails per dag
“We zijn gestart met een literatuurstudie”, vertelt Emma namens de groep. “Daarna volgde een brainstormsessie met verschillende belanghebbenden, waaronder de caseholders van deze challenge, Wessel Kouw en Arjan Blom (beide beleidsmedewerkers bij het ministerie van BZK, CIO Rijk), om ons probleem scherp te krijgen. Uit deze fase is het plan voortgekomen om twee onderdelen van datagebruik en -opslag te onderzoeken: het gedragsaspect en het technische aspect. Bij gedrag staat de vraag centraal hoe het personeel van de ministeries met hun data-opslag omgaat. Terwijl het technische vraagstuk zich richt op de manier waarop de datacentra zijn opgezet en werken qua techniek.”
“Het blijkt uit de gesprekken dat e-mail de meest gebruikte tool is in de communicatie van rijksambtenaren – geen verrassing, natuurlijk. Elke medewerker verzendt gemiddeld minimaal tien e-mails per werkdag en ontvangt er dus nog meer. Dat lijkt per persoon niet heel veel, maar op grote schaal betekent het dat er ontzettend veel opslagruimte nodig is voor alle mailboxen. Dat opende voor ons de zoektocht naar alternatieven”, vertelt Emma.
Alle tips op een poster
Emma: “Om te beginnen is niet elke e-mail even belangrijk. Natuurlijk zijn sommige e-mails onvermijdelijk, maar een groot deel van de e-mails bestaat bijvoorbeeld uit losse berichten die in één e-mail hadden gekund. Daarnaast wordt er nog heel veel gebruik gemaakt van (grote) bijlagen, terwijl het invoegen van hyperlinks naar een cloudopslag veel minder data kost.” Het is slechts een greep uit de reeks voorbeelden die de studenten opnoemen. De best werkbare manieren om dataverkeer en -opslag te besparen, zijn door de studenten overzichtelijk samengebracht in een poster. Yiming vertelt: “Op de poster hebben we de impact van e-mailen zichtbaarder gemaakt aan de linkerkant, door de jaarlijkse uitstoot van e-mailverkeer per werknemer te vergelijken met onder meer autorijden. Aan de rechterkant geven we toegankelijke opties voor duurzamer e-mailen, die werknemers direct kunnen toepassen.”
“Naast de poster schreven we een richtlijn voor communicatie per e-mail, gericht aan werknemers van alle ministeries”, vult Emma aan. “Volgens ons onderzoek hebben deze werknemers nooit eerder een richtlijn van dergelijke aard gezien binnen het Rijk. We vonden het daarom belangrijk hen een richting te geven, zonder dat het een verplichting is.”
Beide communicatiemiddelen – de poster en de richtlijn – worden getest om te achterhalen of rijksambtenaren deze tips daadwerkelijk zouden uitvoeren. Een eerste inventarisatie om het draagvlak te ontdekken, deed het team door een vragenlijst uit te sturen naar medewerkers van verschillende ministeries en departementen. In deze eerste beoordeling gaven de deelnemers aan dat de poster, met een paar kleine vormtechnische verbeteringen, goed zou kunnen bijdragen aan bewustwording omtrent de negatieve impact van e-mailgebruik.
“Het doel waarmee deze middelen door ons zijn gemaakt”, vertelt Yiming, “is vooral om bewustwording te creëren omtrent de impact en gevolgen op het milieu van een simpele, alledaagse en soms gedachteloze handeling als het versturen van e-mails. Mensen staan er echt niet bij stil”. Emma voegt toe: “En natuurlijk hopen we dat de tips op de poster ook daadwerkelijk zorgen voor gedragsverandering. Het zijn slechts kleine veranderingen in dagelijkse patronen.”
Die gedragsverandering heeft bij de studenten zelf in ieder geval al plaatsgevonden door het uitvoeren van dit onderzoek. Emma: “Vlak na de start van dit onderzoek ben ik gelijk begonnen met het verwijderen van al de overbodige e-mails en documenten die op mijn computer stonden.” Dit geldt ook voor Yiming, bij wie vooral de reclamemails het moesten ontgelden. “Ik heb heel wat abonnementen op mailings opgezegd!” geeft hij aan. “Als iedereen daarmee zou beginnen, zouden we gezamenlijk heel wat impact kunnen maken.”
