Begin je data detox met een snoepje en wordt digitaal fit
Wie wat bewaart, die heeft wat. Maar als het om digitale data gaat, betekent dat het bewaren ongemerkt voor vervuiling zorgt. Alle e-mails die je bewaart en verzendt, de documenten die je in de cloud opslaat en de video’s die je streamt: er is veel energie voor nodig én er komt altijd CO2 bij vrij. Jochem van den Berg en Rachel Kuijlenburg, beiden coördinator duurzaamheid bij respectievelijk de Belastingdienst en Logius, willen mensen bewuster met hun data om laten gaan. Dit doen ze onder meer vanuit het impactproject ICT, onderdeel van de pilot duurzame CAO Rijk. Hoe ze dat doen en welke concrete tips ze voor je hebben om 2025 goed te beginnen, lees je in dit artikel.
Voor veel mensen is data een onbekende vervuiler. Het bewaren van bestanden en e-mails is makkelijker dan ooit, maar daar hangt een prijskaartje aan. Die opslag in datacentra heeft namelijk een negatieve milieu impact. “Onderzoek wijst uit dat 80% van de gecreëerde data na 3 maanden nooit meer gebruikt wordt, maar wel voor energieverbruik en CO2-uitstoot blijft zorgen. Met z’n allen bewaren we veel data, bijvoorbeeld foto’s op je mobiel. Waarom zou je die opruimen? Veel mensen vinden weggooien eng. Zoals er in de oceanen een plasticsoep is, is er ook een datasoep”, vertelt Rachel.
Ook organisaties waaronder de overheid verzamelen veel data en vinden weggooien lastig. Voor de overheid speelt wetgeving hierbij een rol, zoals de Archiefwet en de Wet Open Overheid. Volgens Rachel geen reden om daarom alles te bewaren. “Natuurlijk moet je de wet volgen, maar die geeft prima kaders over wat je moet bewaren en voor hoe lang. Bewaar wat nodig is en hang daar een houdbaarheidstermijn aan, net zoals bij een pak melk.”
Ballonnen zetten aan tot gesprek over eigen acties
Om mensen te bewegen minder data op te slaan, laat het project ‘data als onbekende vervuiler’ zien hoe groot het probleem is. “Voor dit project hebben we startups gevraagd om rijksambtenaren bewust te maken van de impact van data op het milieu en hen handvatten te geven om hiermee zelf aan de slag te gaan. Daar kwamen veel digitale oplossingen uit, maar we hebben gekozen voor een fysieke opstelling van Slijpstof. Dat heeft echt zijn vruchten afgeworpen, wat ik van tevoren niet zo had ingeschat”, vertelt Jochem.
Met ballonnen van gerecycled hout wordt de uitstoot zichtbaar gemaakt in liters CO2 van digitale handelingen, zoals videobellen. Ook worden mensen aangezet tot actie via vijf snoepdispensers. Bij elke dispenser hoort een actie waar je commitment aan geeft als je een snoepje pakt. Denk aan het uitschrijven voor nieuwsbrieven die je niet leest. Jochem: “Collega’s reageren heel enthousiast. Ik zie dat ze bij zo’n ballon met elkaar over het onderwerp in gesprek gaan. En de snoepjes zijn best aanlokkelijk, die gaan er snel doorheen. De populairste acties zijn ‘minder mensen meenemen in de CC van je e-mail’ en ‘e-mail opruimen’.”
Wat Jochem vooral opvalt aan het project is hoe ongekunsteld het is uitgewerkt. “In deze tijd ben je geneigd een digitale oplossing te zoeken. Maar deze fysieke opstelling vind ik mooi in zijn eenvoud én is succesvol, want het zet mensen aan tot zowel nadenken als praten over hun eigen handelen. Het sluit bovendien naadloos aan bij de boodschap om minder digitaal te doen.” Ook andere rijksorganisaties hebben de ballonnen gespot en zijn enthousiast. Daarom is Jochem nu samen met Slijpstof bezig om de installatie op tournee te laten gaan.
Van denken naar doen
De impact weten van data is het begin, maar hoe doe je hier iets mee? Rachel heeft daarvoor de training ‘Ruim je digitale rommel op’ ontwikkeld. Met budget vanuit de pilot duurzame CAO Rijk bouwt ze deze uit tot een e-learning die iedereen zelf plaats- en tijdonafhankelijk kan doen. “De bestaande training van een uur, vind ik erg leuk om te geven. Ik moet telkens weer lachen om de emoties van deelnemers. Sommige mensen zijn vergroeid met hun mobiel of laptop, maar schrikken als je ze laat kijken naar hoeveel data ze daarop hebben staan. Vaak zeggen ze dat ze er niks aan kunnen doen dat ze zoveel data hebben, maar dat is natuurlijk niet zo. Je kunt bijvoorbeeld in Outlook instellen dat je prullenbak automatisch geleegd wordt. Om de training op te schalen, ontwikkel ik een e-learning voor mensen die bij het Rijk gaan werken. Zij moeten tijdens het inwerken veel leren, maar niemand leert hen hoe je duurzaam met je data om moet gaan. Dus iedereen gaat lekker e-mailen en bewaart alles met als gevolgvolle e-mailboxen, veel data en stress, want je weet niet meer wat waar staat. Hoeveel tijd zijn we niet kwijt met zoeken in die databerg? Nieuwe rijksambtenaren kunnen de e-learning in de eerste weken van hun nieuwe baan volgen. Ze leren dan vaardigheden om duurzaam met data om te gaan. Het resultaat van dit project leidt hopelijk tot meer digitale fitheid met positieve gevolgen voor energieverbruik en verlichten van de werkdruk”, vertelt Rachel.” We hopen de e-learning in het voorjaar klaar te hebben en dan in de onboarding via HR aan te bieden.
Van minder mailen naar groene software
E-mail komt veel terug in de projecten, maar is zeker niet de meest vervuilende digitale activiteit. Hoewel video on demand bijvoorbeeld veel meer data kost dan e-mail, is die laatste het meest tastbaar. Rachel: “Ambtenaren mailen dagelijks, collega’s hebben het over hun overvolle mailbox, daarom is het de eerste stap om mensen na te laten denken of al dat mailen je dag wel fijn en productief maakt. Online video’s zoals TikTok filmpjes zijn een volgende stap, maar dat is een maatschappelijk vraagstuk waar we minder grip op hebben.”
“E-mail en je persoonlijke archief kun je inderdaad zelf beïnvloeden. Achter de schermen zijn we bezig met energiezuinige software. Dat staat nog in de kinderschoenen, maar daar willen we ook impact mee gaan maken,” vertelt Jochem. “Bij Logius zijn we ook bezig met groene software, maar tevens met het verminderen van hardware door het ontdubbelen van devices. Een voorbeeld hiervan is werken met een dubbele simkaart, waardoor je niet met twee maar slechts één mobiele telefoon door het leven kan. En repareren voordat je een laptop of tablet vervangt. Van je digitale footprint zit namelijk 80% in de productie van hardware. E-mailen en nadenken over je WhatsAppgebruik is weliswaar laaghangend fruit, maar noodzakelijk om uiteindelijk die grotere transitie te kunnen maken”, vult Rachel aan.
De beste ideeën bottom up realiseren in de pilot duurzame CAO Rijk
De beste ideeën bottom up realiseren in de pilot duurzame CAO Rijk
De projecten van Jochem en Rachel vallen onder het impactproject ICT van de pilot duurzame CAO Rijk. Op weg naar de meest duurzame cao van Nederland werken collega’s uit de hele Rijksoverheid samen aan impactprojecten die bijdragen aan de verduurzaming van onze organisatie. Het belang van de pilot duurzame CAO Rijk is volgens Rachel en Jochem heel groot. Rachel: “Het bijzondere is dat ambtenaren met goede ideeën projecten bottom up kunnen realiseren. Hierdoor wordt het beter gedragen en is de kans groter dat mensen er iets mee doen. Je hebt die bottom up aanpak nodig voor het integraal oplossen van vraagstukken.” “De beste ideeën komen uiteindelijk toch bij de uitvoering vandaan”, vult Jochem aan.
Toch vinden Rachel en Jochem dat er ook top down actie nodig is. “De Chief Information Officers (CIO’s) zouden veel strakker beleid moeten maken voor duurzaamheid. We moeten dit met zijn allen doen, maar je hebt wel ondersteuning van bovenaf nodig om het samen te brengen”, vertelt Rachel. Jochem: “Top down aansturing heb je ook nodig om duurzaamheid verder te formaliseren, zodat het in je planning en control cyclus terechtkomt. We sturen nog vooral op de kosten, maar ik vind dat duurzaamheid daaraan toegevoegd moet worden. Een beetje dwang af en toe is niet heel verkeerd.”
Goede voornemens? Drie tips voor minder dataverbruik
Dat veel dataverbruik vervuilend is en ook voor extra werkdruk kan zorgen, is duidelijk. Maar hoe start je het nieuwe jaar met het verduurzamen van je datagebruik?
- “Mijn tip is om niet meer te CC’en. Elk mailtje zonder bijlage dat je stuurt kost ± 4 gram CO2 maal het aantal mensen dat je mailt. Mensen in de CC hoeven de mail in principe niet te lezen. Dat doen ze ook niet, maar ze stoppen het wel in hun archief voor het geval dat. Dus als je een goed voornemen zoekt voor het nieuwe jaar: stop met CC”, vertelt Rachel.
- Jochem heeft een tip voor als je samenwerkt in een team: “Maak goede afspraken over hoe je je documenten opslaat. Zorg dat je dat centraal doet en houd er niet een eigen privéarchief op na. Een van de oorzaken van de databerg is dat soms op wel 10 plekken hetzelfde document wordt opgeslagen. Daar valt heel veel te winnen qua uitstoot en het verlicht werkdruk doordat alles beter vindbaar is.”
- Doe met je team(s) mee aan de Digital Clean up Day op 15 maart en zet het gelijk in de agenda als jaarlijks terugkerende activiteit. RADIO, een van de Rijksacademies, biedt een mooi programma aan met handige workshops en tools waar je direct mee aan de slag kunt.