Sturen op duurzaamheid: zo neem je duurzame doelen op in je plancyclus

Nieuwsbericht | 10-09-2024 | 13:00

Duurzaamheid als vast onderdeel van de planning- en controlcyclus

Het is een terugkerende gewoonte: na de zomer werken managers en hun teams hun plannen uit voor het volgende jaar. Dat is het startsein voor de planning- en controlcyclus, waarin wordt gevolgd of het lukt om de doelen in het plan te halen, binnen de afspraken. Zodat kan worden bijgestuurd als dat nodig is. Duurzaamheid is sinds een paar jaar een vast onderdeel van de P&C. Bij het inkopen van goederen en diensten in de markt, in de eigen bedrijfsvoering en meer.

Duurzaamheid in de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus), dat klinkt goed. Maar waar hebben we het dan precies over? Esther vertelt over hoe het er bij IenW aan toe gaat: “De P&C-cyclus gaat over het mandaat dat de directeur-generaal (DG) krijgt van de secretaris-generaal (SG) om met mensen en middelen de doelen te bereiken. Om dit te monitoren is er drie keer per jaar een gesprek op basis van een (voortgangs)rapportage. Hierin legt de DG verantwoording af aan de SG op een verschillend aantal onderwerpen”. “Dit model wordt elk jaar geactualiseerd en heeft als doel om meer inzicht te krijgen in wat er gebeurt in de organisatie, zodat er kan worden (bij)gestuurd. Sinds een paar jaar staat er een aparte paragraaf in over duurzaamheid. Samengevat wordt gevraagd welke stappen je zet in 2025 met betrekking tot duurzaam werken in de uitvoering en bedrijfsvoering. En hoe je stuurt op het integreren van brede welvaart en de Sustainable Development Goals (SDG's) in beleid. Dus het gaat eigenlijk om duurzaamheid in alles wat we uitvragen”, vult Erwin aan.

Duurzaamheid is nu een paar jaar onderdeel van de P&C-cyclus. Erwin: “Hiermee proberen we grip te krijgen op verduurzaming van onze organisatie en projecten. Onder de organisatie valt alles wat te maken heeft met bedrijfsvoering, zoals gebouwen, de auto's van Rijkswaterstaat en ook het energieverbruik door de verlichting langs de snelwegen. Naast het organisatieonderdeel heb je de infraprojecten, zoals het werk aan de Zeesluis IJmuiden. Dat proberen we ook duurzaam uit te voeren. In de P&C-cyclus ging het tot nu toe vooral over de organisatie en onze projecten, maar vanaf 2025 kijken we ook naar brede welvaart. Dan gaat het over hoe je beleid maakt met aandacht voor mens, milieu en maatschappij. Als dit verweven zit in je reguliere P&C-cyclus, wordt het vast onderdeel van de gesprekscyclus van het management.”

“Als organisatie moeten we stappen blijven maken met duurzaamheid. Met de P&C-cyclus kun je daarop toezien.”

Leren van wat je doet

Om duurzaamheid een vast onderdeel van die standaardprocessen te maken, kwam het in de modellen en de rest van de P&C-cyclus te staan. Waarom is dat zo belangrijk? Esther: “Zo kunnen we onze gestelde ambities op duurzaamheid monitoren en de voortgang bewaken. Waar nodig pas je je ambities aan of zetten we extra in op de afgesproken acties. Het is in deze fase bovendien nog altijd belangrijk om duurzaamheid hoog op de agenda te houden.

“Als organisatie moeten we stappen blijven maken met duurzaamheid, en dat gaat niet vanzelf. Met de P&C-cyclus kun je daarop toezien. Het is een  leerproces, voor onszelf en voor het management. Je krijgt in eerste instantie allerlei informatie binnen die je misschien niet eens hebt gevraagd. De ene manager, geholpen door medewerkers in de planning- en control van hun afdelingen, rapporteert uitgebreider dan de ander. Dat gaat dan dus ook op voor duurzaamheid als beleidsdoel. Verbeteren van de sturing op duurzaamheid is een gezamenlijk leerproces.

Met duurzaamheid zitten we nog aan het begin, maar we hebben steeds betere data. Dus ook dat deel van je plan-do-check-act-proces – het ‘check’-gedeelte waarvoor je data nodig hebt - moet je goed inregelen”, vertelt Erwin. Esther: “Ik herken het beeld dat Erwin schetst. Je ziet bijvoorbeeld ook dat niet over alle beleidsonderwerpen afdoende evaluatieonderzoek wordt gedaan. Dat is zonde. Als je niet evalueert, daarvan leert en dat weer implementeert, dan ben je misschien fouten opnieuw aan het maken of neem je dingen die je goed hebt gedaan niet mee. Juist dat is de gedachte achter zo’n cyclus: leren en steeds beter worden.” “We proberen met duurzaamheid nu snel te leren om daar betere data voor te krijgen en daarmee de voortgang te meten, inzicht te krijgen in resultaten en ook om verantwoording af te leggen over wat slaagt en hoe wij onszelf verbeteren als resultaten nog achter blijven. Door te evalueren, te rapporteren en ook verslag te leggen aan de Tweede Kamer. Onze duurzaamheidsverslagen worden aangeboden met het jaarverslag van het ministerie”, vertelt Erwin.

Investering in het ene jaar kan uiteindelijk kosten besparen

Bij de directie FEZ wordt goed gekeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid. Esther vertelt: “We nemen daar duurzaamheid in mee. Wat het lastig maakt, is dat duurzaamheid heel breed is en het in nota’s naar bewindspersonen lang niet altijd is meegenomen. We kunnen de beleidscontrol daardoor nog niet altijd zo uitvoeren als we zouden willen. Je ziet bijvoorbeeld dat de duurzame optie soms duurder is. Je wil dan zien of we het dan toch kunnen doen, omdat de investering in het ene jaar bijvoorbeeld uiteindelijk kosten bespaart. In de praktijk zie je dat het toch niet doorgaat als het te duur is.” “Dat heeft soms te maken met terugverdientijden. Sommige maatregelen verdienen zich pas over een langere termijn terug. We zouden misschien meer moeten kijken naar de ‘total cost of ownership’, dus de kosten over de hele levensduur. Daarom vragen we in de P&C-cyclus welke plannen mensen hebben gemaakt en tegen welke dingen ze daarbij aanlopen”, zegt Erwin.

“Wat we doen, doen we duurzaam. Maar als dat niet lukt, leg je uit waarom niet.”

Wat we doen, doen we duurzaam

Hoe kan je zorgen dat duurzaamheid vaker wordt meegenomen in beleidsplannen? Erwin: “Managers zien duurzaamheid meestal niet als hun core business. En soms hebben ze te maken met ingewikkelde vraagstukken waarbij een beleidsafweging gemaakt moet worden. Je zou willen dat duurzaamheid iets zwaarder wordt meegewogen. We hebben een soort mantra: wat we doen, doen we duurzaam. Mijn oproep aan managers is dan ook: denk er altijd over na hoe je het nu duurzaam kunt doen. Pas toe wat nu al de afspraken zijn en onderzoek hoe duurzaamheid tóch meegenomen kan worden. En als het nu nog niet kan, zeggen we: leg het uit. Daarmee zeg je als organisatie dat je ervan uitgaat dat het duurzaam gaat gebeuren. Als het ècht niet lukt, moet een manager in diens verantwoordingsrapportage en de verantwoordingsgesprekken uitleggen waarom.”

Ook op andere manieren wordt duurzaamheid intern gestimuleerd. Erwin: “We hebben een zogenoemd ‘verbindingsoverleg’. Daarin zitten mensen vanuit het departement die de vooruitgeschoven post zijn op duurzaamheid vanuit hun dienstonderdeel. Zij brengen vanuit hun achtergrond kennis en ervaring mee en delen dit weer in hun onderdeel als een soort ambassadeur.” Duurzaam werken wordt binnen IenW ook gestimuleerd vanuit de inkoopafdeling. Zij bieden actief sessies aan om te werken met het Ambitieweb. Dat instrument helpt afdelingen om te zien wat er duurzaam kan. Voor inkopers liggen er meer kansen om met duurzaamheid aan de slag te gaan. Erwin: “Je ziet dat mensen vaak uit eigen interesse wat aan duurzaamheid willen doen, maar niet zo goed weten hoe. Met kleine duwtjes kun je mensen al activeren.” Zo is ook bij Esther de focus op duurzaamheid binnen haar functie ontstaan. Esther: “Ik vind duurzaamheid zelf heel belangrijk en heb Milieueconomie gestudeerd. Toen ik bij IenW kwam, vroeg ik me af wat we aan duurzaamheid doen. Ik heb aangegeven dat ik deze interesse heb en ben mij langzaam gaan  voegen bij verschillende processen. Zo ben ik erin gerold. En ik heb er vertrouwen in dat we daar steeds beter in gaan worden.” Erwin: "Je ziet dat als je een goed idee hebt, mensen daar vaak voor openstaan. Met wat creativiteit kun je heel ver komen. Zo wordt een nieuwe richting ingezet, die vervolgens politiek weer wordt omarmd. Dat kunnen inkoopprofessionals ook vaker doen. Het begint met een beetje lef. Gewoon dingen gaan doen."

“Het begint met een beetje lef. Gewoon dingen gaan doen.”

Prikkelen en helpen

Ook voor controllers zijn er mogelijkheden om meer met duurzaamheid te doen. Esther: “Ik ben aan het kijken hoe we een handreiking kunnen maken over hoe je op duurzaamheid toetst. Zodat je inzicht krijgt in welke effecten een voorstel heeft op verschillende duurzaamheidsaspecten. Het liefst zou ik een matrix maken met dingen waar je aan kunt denken als je toetst.” “Het Ambitieweb kan hierbij ook helpen en ook in het Beleidskompas zitten criteria over brede welvaart. Er zijn dus verschillende tools die de effecten van beleid in beeld brengen en ook welke mogelijkheden er zijn rondom duurzaamheid”, vertelt Erwin.

IenW-managers die met hun jaarplannen bezig zijn, wil Erwin graag prikkelen om met duurzaamheid aan de slag te gaan. “Ik zou ze vragen: kijk hoe je duurzaamheid beter in jouw plan mee kan nemen, wat is er al mogelijk? Daar kunnen wij eventueel bij helpen.” “De vraag ‘Welke hulp is gewenst?’ staat ook in de P&C-cyclus. Managers kunnen het meenemen van duurzaamheid opbouwen door klein te beginnen, bijvoorbeeld eerst intern in hun team en dan voor de buitenwereld”, vult Esther aan. Erwin: “De impact van duurzaamheid in de bedrijfsvoering is relatief klein, maar de impact van wat ze naar buiten toe doen in hun primair proces is heel groot. In theorie kunnen managers hele grote, duurzame impact bereiken. Je moet hiervoor wel een beetje volhouden, want het kan lastig zijn als je tegen normale routines in gaat. Niet alles gaat ook gelijk goed. Maar de aanhouder wint.” “Als je eenmaal iets laat landen in de standaardprocessen, zoals de P&C-cyclus, wordt het iets wat we gewoon doen. Dan heb je al veel bereikt. Vandaaruit leren we hoe we het kunnen verbeteren”, besluit Esther.

De tips van Esther en Erwin aan managers:

• Geef duurzaamheid een vaste plek in de P&C-cyclus, te beginnen met je jaarplan.
• Begin klein en denk groot. Zet de eerste stap door duurzaamheid intern op te pakken in het eigen team. Stel jezelf vervolgens tot doel het in het primair proces mee te nemen. Want daar zit de grote impact.
• Vraag de collega’s van inkoop en van control met je mee te denken.
• Benut (samen) de tools die daarvoor beschikbaar zijn: het Ambitieweb, het Beleidskompas, de monitor brede welvaart, mvicriteria.nl en meer.
• Zorg voor goede data, als basis voor bijsturing en voor verantwoording in bijvoorbeeld voortgangsrapportages of jaarverslagen.
• Kan duurzaamheid echt nog niet worden toegepast, leg dan uit in je rapportages waarom niet en kaart het aan in je verantwoordingsgesprekken. Wie weet kunnen belemmeringen in je organisatie toch worden opgelost.
• Begin gewoon, wees creatief, toon lef en hou vooral vol. Dat geldt voor alle medewerkers, ook die in de financiën en control en voor inkopers. Zet de eerste stap.