Routines doorbreken? Dat doe je met koffie!
Met de zomer voor de deur begon de spanning op te lopen voor team ‘Waar is mijn werkplek?’. De teamleden kwamen in Tilburg bij elkaar om hun idee voor een duurzamere cao uit te werken: de kantoorpiek op de dinsdagen en donderdagen weghalen, voor een beter verdeelde inzet van het rijksvastgoed. Aan ideeën voor een mogelijke aanpak geen gebrek. Maar vóór 4 oktober moesten er maar liefst vier experimenten op poten worden gezet. Tijd dus om knopen door te hakken!
Harm van den Boogaard, senior adviseur bedrijfsvoering vernieuwende dienstverlening bij FMHaaglanden, had het idee van het team ingebracht voor de pilot verduurzaming CAO Rijk. In het kort: als de kantoorbezetting beter verspreid zou worden over de verschillende dagen van de week, dan zou dat positieve, duurzame effecten hebben. De pieken op dinsdag en donderdag worden dan minder hoog, waardoor het Rijk met minder vastgoed toe zou kunnen.
Bij zijn team voegden zich twee collega’s van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB): Loes van Rijnsbergen is architect en Afrim Besten is contractmedewerker in de administratie. Daniëlle Broeze, adviseur gedragsverandering bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), maakte het team compleet. Hun kennis over het rijksvastgoed én de beïnvloeding van gedrag kwamen goed van pas bij het concretiseren van de aanpak. Want hoe krijg je rijksambtenaren zover om hun kantoordag te verplaatsen naar de woensdag of vrijdag? En hoe maak je de oplossing vervolgens geschikt om op te nemen in een cao?
Kantoorbezetting beter spreiden
“Even voor de duidelijkheid: om de piek van de kantoorbezetting op dinsdag en donderdag af te vlakken is het niet nodig dat alle medewerkers wekelijks hun kantoordagen verschuiven”, stelt Loes. “Volgens onze berekeningen is daarvoor een gedragsaanpassing van 15 procent al voldoende.” Dat betekent voor iedereen eens per twee maanden een andere kantoordag; een realistische doelstelling en voor iedereen praktisch haalbaar, volgens het team. “Restte ons om erachter te komen waarom de meeste mensen op dinsdag en donderdag naar kantoor komen", gaat Loes verder. “Dit peilden we met een rijksbrede online enquête. Het resultaat was overduidelijk: de aanwezigheid van andere collega’s geeft voor de meeste mensen de doorslag in hun keuze om naar kantoor te gaan.”
Gedrag slim sturen
“Er zijn verschillende strategieën om gedrag te beïnvloeden”, legt Daniëlle uit. “Urgentie creëren, motiveren, verleiden… Maar bovenal moet het mogelijk en toegestaan zijn om op de piekdagen thuis te werken. Nu wordt er toch vaak een druk gevoeld om deze dagen op kantoor te werken. Hier vonden we onze eerste concrete aanpassing in de cao: een thuiswerkrecht voor de dinsdag en donderdag.” En dan op woensdag en vrijdag op naar een vollere - en dus gezelligere - afdeling. Om dit voor elkaar te krijgen koos het team voor de strategie van verleiding. Wat zou rijksambtenaren op de rustige dagen naar kantoor trekken?
Een brainstormsessie op de RVB-locatie in Tilburg leverde een lange groslijst aan ideeën op. “Van een kapper of fietsenmaker op de zaak tot theaterlessen voor kinderen en lunches met Michelinsterren”, herinnert Loes zich. “Ik denk dat we wel honderd verschillende ideeën noteerden.” Met de tien leukste en makkelijkst uitvoerbare voorstellen stelde Afrim een menukaart samen, die door een aantal rijkscollega’s werd getest. “We vroegen aan een aantal collega’s hoe zij op de verschillende initiatieven zouden reageren”, vertelt Afrim. “Uit de combinatie van deze test en onze uitvoerbaarheidstoets kwam het idee van een barista op locatie als beste naar voren. Naar écht goede koffie hadden mensen wel oren.”
Van vraag naar experiment
En zo lag er op basis van een behoorlijk abstract idee uiteindelijk een duidelijke ‘onderzoeksvraag’ voor het experiment: kunnen we mensen verleiden om op vrijdag naar kantoor te komen als daar een barista met goede koffie staat? “Alle complimenten voor Sem Carree en het Ontwerpreisbureau. Zij begeleidden ons tijdens de gehele aanpak volgens de methode Design voor Duurzaam”, blikt Daniëlle terug. “We konden hen altijd bereiken om te sparren. Hun creatieve inbreng hielp ons om tot de juiste vraag te komen en de pilot goed op te zetten.” “Ze dachten steeds geduldig met ons mee”, vult Loes aan. “Het duurde namelijk even tot we een concreet plan hadden voor ons experiment en een link met de cao."
“De leden van ons team keken steeds vanuit verschillende invalshoeken naar de probleemstelling”, vertelt Loes. “Daardoor heeft ons idee zich breed ontwikkeld. Vanwege de tijdsdruk werden we bovendien creatief in het laagdrempelig testen van zaken. Zo hebben we bijvoorbeeld verschillende communicatieframes voorgelegd aan een testpanel.” Hoe bevlogen ze ook waren, die tijdsdruk had voor alle teamleden wel wat minder gemogen. “Vier experimenten uitvoeren in de zomer boven op je gewone werk, dat is heel veel”, legt Loes uit. “De rustige weken die iedereen in de zomer had verwacht, vielen in de praktijk tegen. Een ingewikkeld traject met inkoop en contractmanagement rondom het inhuren van zo’n koffiekar kun je er dan nauwelijks bij hebben.”
Koffiebrigade in Utrecht
Op een vrijdag in september was het zover: een barista van de Koffiebrigade kwam een dag naar een pand van de RVB en Belastingdienst in Utrecht. Een geschikte locatie, omdat hier normaal gesproken alleen automaatkoffie beschikbaar is. En het experiment had effect, vertelt Daniëlle: “Van tevoren hadden we posters opgehangen door het gebouw en een aankondiging gedeeld via de mail. Daar begonnen de enthousiaste reacties al, van mensen die hun kantoordag wel wilden verplaatsen als er vaker een barista zou staan. Leuk om te zien wat zo’n klein initiatief losmaakt! Ook op de dag zelf kregen we enthousiaste reacties, ook van een paar mensen die speciaal voor de barista op vrijdag naar kantoor waren gekomen. Maar, eerlijk is eerlijk, dat waren er niet veel. Pas als de barista elke vrijdag zou komen, dachten mensen dat het structureel effect zou hebben. Harm en ik waren de hele dag aanwezig bij de koffiekar en dat was superleuk om te doen. We hebben wel veel korte gesprekjes gevoerd over ons experiment en dat alleen al was waardevol!”
De grote finale
De deelname van collega’s vanuit uiteenlopende rijksorganisaties gaf de pilot verduurzaming CAO Rijk een extra dimensie, vindt Loes: “Op de bijeenkomsten die het kernteam van de pilot organiseerde, ontmoetten we elkaar, onder andere tijdens verschillende workshoprondes. Iedereen was natuurlijk druk bezig met de eigen projecten, maar toch voelde ik ook een enorme verbondenheid. We zetten ons in voor hetzelfde doel.” Een hoogtepunt was de finaledag op 4 oktober. Harm en Daniëlle mochten daar aan de jury het idee ‘Waar is mijn werkplek?’ presenteren.
“De spanning bouwde zich behoorlijk op tijdens die bijeenkomst”, vertelt Daniëlle. “We waren goed begeleid bij de voorbereiding van onze pitches en hadden die ook een dag geoefend samen met het ontwerpreisbureau. Je voelde hoe goed alle groepjes hun best hadden gedaan, hoeveel werk er was verzet om tot deze voorstellen te komen. Sommige teams met z’n achten, sommige maar met drie of vier leden.” De workshops kwamen goed van pas tijdens de pitch, merkt Afrim op. “Met vertrouwen in je plan overtuig je de jury! Dat hadden we wel geleerd tijdens de workshops.” Daniëlle en Harm slaagden er duidelijk in om de jury te enthousiasmeren voor het plan. Daniëlle: “We hebben de jury ervan overtuigd dat het verkleinen van de dinsdag-donderdagpiek veel impact zou hebben en dat dit probleem dus aangepakt moet worden. Daarbij klonken onze ideeën haalbaar.” “Wij zijn uiteindelijk bij de drie gekozen experimenten beland, van de 15 teams, een mooie bekroning van ons werk”, vindt Afrim. “En de organisatie was zo gul om alle initiatieven doorgang te geven.” Het team van Afrim, Loes, Daniëlle en Harm gaat de volgende fase in, en trapt af op 30 januari 2024, want er is nog genoeg te doen. Hopelijk wacht hun dit jaar een rustigere zomer.