Sociaal en duurzaam plezier: een pleidooi voor bewustere teamuitjes
Ambtelijke organisaties krijgen wel eens het verwijt in een ‘ivoren toren’ te zitten. Onder meer een andere invulling van teamuitjes kan daar verandering in brengen, denken de ambtenaren die als lid van het experimentteam ‘Midden in de maatschappij’ meededen aan de pilot voor een duurzamere CAO Rijk. Hun doel is om ambtenaren bewuster te maken van maatschappelijke verscheidenheid en impact, zodat ze vaker denken aan bijvoorbeeld vrijwilligerswerk of op een andere manier hulp bieden aan kwetsbare groepen. Naast een sterk sociaal-maatschappelijk karakter, zou ook duurzaamheid standaard een grotere rol moeten spelen in de afwegingen voor teamactiviteiten, vindt het team. Zodat die in lijn zijn met de Sustainable Development Goals (SDG). In dit artikel lichten teamleden Joost Hellegers en Ciska Hiemstra hun idee toe.
Het team voor teamuitjes
Teamlid Joost Hellegers is beleidsmedewerker bij het rijksbrede programma Denk Doe Duurzaam, waar hij zich met name richt op de verslaglegging van de verduurzaming van de rijksbedrijfsvoering. Daarnaast is hij lid van het Interdepartementaal Duurzaamheidsplatform, een informeel duurzaamheidsnetwerk waar in het kader van het nadenken over een duurzamere bedrijfsvoering plannen werden gemaakt om vrijwilligerswerk door rijksambtenaren te stimuleren. “Met dat idee op zak heb ik me aangemeld voor de pilot”, vertelt Joost. Daar trof hij huidig teamgenoot Ciska Hiemstra. Zij werkt op de afdeling Macro-Economische Vraagstukken en Arbeidsmarkt (MEVA) in regio Noord van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). “We richten ons hier op arbeidsmarktvraagstukken met betrekking tot zorg en welzijn”, licht Ciska toe. Haar motivatie om deel te nemen aan dit experiment kwam voort uit verbazing over cadeaus die ze soms ontving van haar vorige en huidige werkgever. "Werkgevers of organisaties lijken zich nog nauwelijks bewust van de gevolgen van niet sociale of duurzame cadeaus". Denk aan de plastic soep, aan kinderarbeid bij 'goedkope' producten of aan de hoge CO₂-uitstoot door van ver te importeren. “Ik dacht, dat kan anders! Daarnaast was dit een fijne afwisseling en uitdaging in mijn werk. Dit initiatief bood me de kans om actief een verschil te maken.” Samen met Clara Henkes, beleidsmedewerker bij Directie Maatschappelijke Ondersteuning van VWS, vormden zij het experimententeam ‘Midden in de maatschappij’.
Weerstanden en wensen ophalen
De cao of arbeidsvoorwaarden zijn in de pilot verduurzaming CAO Rijk breed opgevat. Het gaat om waar je als werknemer allemaal mee in aanraking komt. Van het aanbod van opleidingen tot het eten in de bedrijfskantine, tot het groen in en om het gebouw. Of dus de bedrijfsuitjes. Joost: “Het oorspronkelijke idee omvatte ook duurzame relatiegeschenken en evenementen. De aanpak van idee naar experiment verliep in verschillende stappen. In één van die stappen werd de methodiek Design voor Duurzaam toegepast, wat ertoe leidde dat we ons enkel gingen concentreren op duurzame teamuitjes, omdat we het meeste potentieel zagen in dit idee. Net als veel andere ambtenaren trouwens. Daarom willen we tools aanbieden om zowel de bewustwording te vergroten – teamuitjes hoeven niet altijd te bestaan uit een borrel of een etentje – als de keuze makkelijker te maken.” Ciska gaat verder: “Om te beoordelen of collega’s bereid zijn om duurzame uitjes te organiseren of eraan deel te nemen, hebben we een enquête opgesteld met vragen over fictieve uitjes. We wilden daarmee begrijpen welke uitjes mensen aanspraken en wat hun weerstanden en wensen waren.”
Door de enquête in te vullen kon je een teamactiviteit winnen – duurzaam uiteraard. “Naast het invullen van de vragenlijst was er ook de mogelijkheid om zelf een uitje te bedenken en in te sturen. Die ideeën hebben we gedeeltelijk gebruikt voor het invullen van de ‘menukaart’”, vertelt Ciska. Deze menukaart heeft vorm gekregen als website, waar gebruikers hun voorkeur kunnen aangeven. Op deze website staan bijvoorbeeld uitjes als een collectieve ‘Beach Clean-Up’ of een bezoek aan een duurzame imker. Joost: “De website is nog niet volledig operationeel, maar door enkele gebruikers te volgen tijdens hun websitebezoek, waarbij we letterlijk naast ze zaten en ze vroegen hardop aan te geven wat ze dachten, hebben we veel geleerd over hun behoeften. Zo blijken ze vooral geïnteresseerd in de kosten, de duur en de mogelijkheden voor verschillende groepsgroottes.” Ciska vult aan: “Er is geen gebruikersonderzoek aan de achterkant uitgevoerd, maar dit is wel iets wat we willen gaan doen. We zijn nog niet klaar.”
Rijksbrede betrokkenheid
De pilot voor verduurzaming van de cao is rijksbreed ingezet. Dit betekent dat alle teams bestaan uit ambtenaren van verschillende rijksonderdelen met diverse achtergronden en functies. Hoe is dit ervaren? Ciska antwoordt: “Samenwerking op rijksniveau is geweldig. Het stelde ons in staat om te netwerken en andere invalshoeken te verkennen. Maar het hielp ook bij het creëren van draagvlak voor de ideeën, omdat de CAO Rijk bedoeld is voor alle rijksambtenaren en interdisciplinaire perspectieven daarvoor essentieel zijn.” Joost sluit zich daarbij aan. “Deze cao heeft betrekking op alle rijksambtenaren, dus moeten zij ook worden betrokken. Dat gaat verder dan alleen deze pilot.”
Afbakenen en doorpakken
De pilot verloopt volgens de methode Design voor Duurzaam. In de ontwerpfase van het idee en de uitvoering van het bijbehorende experiment kregen de teams hulp van experts op het gebied van Design Thinking. “Deze begeleiding speelde een grote rol in ons denkproces”, vertelt Joost, “met name bij het afbakenen en doorpakken van plannen. Dat is ook een van de belangrijkste lessen die ik heb geleerd: het belang van experimenteren en ‘gewoon doen’, zelfs als je nog niet weet of het zal werken. Door actie te ondernemen, kun je waardevolle informatie verzamelen en leren van de resultaten.” Ook Ciska is zeer te spreken over de toegepaste Design Thinking-methode ‘Design voor Duurzaam’ tijdens de pilot. “Dat iteratieve proces, het steeds weer terugkijken en evalueren zodat er een goede basis komt, is zo waardevol. In mijn beleving kunnen ambtenaren ontzettend goed perfectionistisch zijn, maar dat levert vaak geen snel resultaat op. Deze methode was anders: strakke deadlines dwongen ons in dit proces om sneller knopen door te hakken, terwijl het ontwerpproces heel vrij en flexibel was, zodat nieuwe informatie snel benut en toegepast kon worden. Ik zou graag zien dat deze benadering breder wordt toegepast binnen de Rijksoverheid, want het maakt het werk uiteindelijk effectiever én leuker. Eigenlijk zou dát in de cao moeten!”
“Eigenlijk zou de Design Thinking-methode ‘Design voor Duurzaam’ moeten worden opgenomen in de cao!”
Impact door meer vrijwilligerswerk
Een grote uitdaging voor het team was de impactmeting. “Bij dat onderdeel heb ik toch wel de meeste stress ervaren”, erkent Ciska. De teamleden moesten aan de slag om een eerste inschatting te maken van wat hun pilotproject bijdraagt aan een duurzamere Rijksoverheid. “Dat was nogal een uitdaging”, zegt Ciska, “maar wel ontzettend leerzaam”. Joost legt uit: “We konden de impact deels berekenen op basis van cijfers van vergelijkbare organisaties en deels op gevoelsmatige aannames. Het bleek dat als bijvoorbeeld 10% van alle 140.000 rijksambtenaren één uur per week vrijwilligerswerk doet, dat overeenkomt met 70 voltijdbanen voor een jaar lang. Dat is toch fantastisch? De grootst mogelijke impact is dat rijksmedewerkers ook na een uitje ervoor kiezen om structureel (meer) vrijwilligerswerk te gaan doen. Maar het meten van de impact is een voortdurend leerproces, en we blijven eraan werken.”
Intrinsieke motivatie en bereidwilligheid
Op 4 oktober vond de Demo Dag plaats. Alle cao-experimentteams pitchten hun ideeën voor een professionele jury. Clara nam deze taak op zich voor het idee ‘Midden in de maatschappij’. De jury waardeerde haar enthousiasme en vond het onderwerp zeer waardevol. Aan het einde van de dag werd duidelijk dat de werkgevers van het Rijk en de bonden met alle 14 ideeën verder aan de slag willen. Het team ‘pilots verduurzaming cao’ zal dit op weg gaan helpen, bijvoorbeeld door samen verder te onderzoeken hoe de ideeën meer kunnen worden toegespitst op hun plaats binnen de cao-onderhandelingen. Maar ook binnen de rest van de bedrijfsvoering gebeurt natuurlijk al veel op het gebied van verduurzamen. Mogelijk kunnen de opgehaalde inzichten van medewerkers gekoppeld worden aan bestaande trajecten. Hoe kijken Ciska en Joost aan tegen de volgende ronde? Ciska: “Het verdere traject is nog niet volledig duidelijk, zeker niet wat betreft de cao-onderhandelingen, daarvoor is het te vroeg. Maar ons experiment was ook niet zo heel sterk gericht op dat aspect. Het belangrijkste doel was om de bewustwording onder ambtenaren te vergroten en hen aan te moedigen om duurzame uitjes te overwegen. We hebben nog een aantal communicatiemomenten die we willen benutten in de komende tijd, zoals de prijsuitreiking voor de teams die een winnend uitje hebben verzonnen en de lancering van de echte website.”
Joost is het met haar eens. “De insteek van dit project is een beroep doen op de intrinsieke motivatie en vrijwillige bereidheid van ambtenaren om teamuitjes sociaal en duurzaam te maken. Daar moeten we op blijven inzetten.” Ciska: “En dat kan door het betrekken en enthousiasmeren van collega’s door het hele Rijk heen, en het doorbreken van vastgeroeste patronen. Dat is lastig, maar ik denk wel dat pilots als deze aanzetten tot denken bij ambtenaren. Je plant altijd zaadjes – en ooit gaan die kiemen.”
