Studenten houden JenV een spiegel voor: regels weerhouden ambtenaren nog niet van vliegen
In een wereld waar duurzaamheid en milieubewustzijn steeds belangrijker worden, is ook het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) doordrongen van de impact van hun zakenreizen op het klimaat. Om te stimuleren dat ambtenaren minder vaak het vliegtuig pakken, heeft het ministerie regels opgesteld voor reizen naar het buitenland. Uit een recent onderzoek, uitgevoerd door een groep gedreven Honours-studenten, blijkt echter dat deze regelgeving nog te makkelijk kan worden omzeild. In hun eindrapport pleiten de studenten voor een combinatie van scherpere regels, betere naleving en controle, én gedragsverandering als de ultieme oplossing om dit probleem aan te pakken. In dit artikel vertellen twee van hen gepassioneerd over de onderzoeksresultaten.
“De vraag die we moesten beantwoorden was erg breed en complex”, begint Vanya Kahmann, student Urban Studies in Den Haag. Het is dan ook niet voor niets dat een team Honours-studenten met verschillende achtergronden en opleidingen een halfjaar aan de slag ging om te onderzoeken hoe het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) minder kan gaan vliegen. “Dit deden we in het kader van de Sustainability Challenge”, vertelt Bahar Bulut, studente Geneeskunde in Rotterdam. Bahar en Vanya deden dit onderzoek samen met studenten Riley Coler (Urban Studies, Den Haag), Neda Grigoliūtė (Psychologie, Rotterdam) en Maike Zink (International Relations and Organizations, Leiden).
Vliegen door de mazen van de regels
De studenten spraken onder meer met ministeriemedewerkers, sustainability officers en managers van verschillende JenV-departementen waaronder het hoofd van het boekingsdepartement. “De meeste mensen waren open en enthousiast”, vertelt Bahar. “We hebben ontzettend veel nuttige data kunnen verzamelen.”
Zo ontdekte het groepje onder meer dat het onderwerp duurzaamheid niet nieuw is voor het ministerie. Sterker nog, JenV heeft al veel regels omtrent dienstreizen met het vliegtuig: Vanya: “Een medewerker van het ministerie kan niet zomaar het vliegtuig nemen voor een dienstreis naar het buitenland. Hiervoor moet hij of zij een aanvraag indienen, die moet voldoen aan een reeks voorwaarden. De manager controleert de aanvraag en kan deze pas goedkeuren na een persoonlijk gesprek met de medewerker in kwestie. Vervolgens wordt de aanvraag doorgezet naar het boekingsdepartement, die er ook nog eens naar kijkt.”
Toch wordt er volgens het onderzoek nog steeds met regelmaat gevlogen naar korte afstandslocaties als Berlijn, Luxemburg, Straatsburg en Londen – ondanks de goede treinverbindingen die dergelijke locaties duurzamer bereikbaar maken. Er moet in deze gevallen wel speciaal zijn getekend door de manager wegens een uitzonderlijk geval. Het aantal uitzonderingen vonden wij echter wel erg veel. Wij denken daarom dat er nog te soepel met de regels wordt omgegaan door managers."
Meer kennis en andere mindset nodig
“In de interviews met medewerkers werden enkele voorbeelden genoemd van hoe medewerkers de regelgeving kunnen omzeilen”, vertelt Bahar. “Zo benoemde een medewerker dat het vermoeden bestaat dat sommige aanvragen bewust te laat worden ingediend, met als gevolg dat er geen treintickets meer zijn.”
Strengere regels en betere controle kunnen helpen, maar lossen niet alles op. “Er is in de oplossing een gigantische rol weggelegd voor de gedragsintentie, oftewel mindset. Als alle medewerkers van het ministerie de trein zouden wíllen pakken, omdat ze begrijpen dat dat beter is voor het klimaat, dan zouden er niet eens regels hoeven zijn.”
Bahars achtergrond in psychologie hielp bij het uitwerken van hypotheses die het gedragsaspect meenamen in het onderzoek. De studenten ontdekten dat het vergoten van kennis en bewustzijn kan helpen bij het veranderen van de mindset. Bahar: “Een treinreis is vaak langer dan een vlucht. Maar mensen vergeten vaak dat ze eerst ook nog met de trein of auto naar het vliegveld moeten, om daar vervolgens uren te wachten voordat het vliegtuig vertrekt.” Vanya vult haar aan: “Het Rijk heeft een samenwerking met Anders Reizen, een coalitie van een aantal organisaties die overzicht biedt van alle duurzamere opties voor dienstreizen. Uit onze interviews kwam naar voren dat vrijwel niemand binnen JenV van Anders Reizen had gehoord, zelfs niet de manager van het boekingsdepartement. Daarin valt hoe dan ook verbetering te halen qua informatievoorziening.”
Andere oplossingen: nudging en striktere deadlines
Wat de studenten aanraden in hun onderzoeksrapport is een combinatie van verschillende oplossingsrichtingen die elkaar versterken. Deze oplossingsrichtingen hebben ze uitgewerkt in een ‘gigamap’ . Hierin komt bijvoorbeeld ‘nudging’ (een ‘duwtje in de rug’) van gedrag van medewerkers en managers naar voren. Bijvoorbeeld door aanvraagformulieren anders in te delen of extra stappen in te bouwen zodat medewerkers meer aan het denken worden gezet over de noodzaak van hun dienstreis. Maar ook het aanscherpen en waar nodig veranderen van de bestaande regels, is een advies dat terugkomt in het rapport. “Concrete voorbeelden zijn het geven van striktere deadlines voor het indienen van een aanvraag, het uitgebreider opgeven van redenen voor de reis en het opleggen van sancties waar nodig”, aldus Vanya.
Waardevolle samenwerking door diversiteit
Na een halfjaar literatuuronderzoek, interviews afnemen, overleggen en schrijven leverden de Honours-studenten op 27 juni hun definitieve onderzoeksrapport op. Bahar en Vanya zijn het eens: “Het was een intensief project en een lange periode. Maar juist de lange, intensieve samenwerking met een divers team is uniek in onze academische carrière. Verschillende disciplines vormen verschillende perspectieven op duurzaamheid. Dat maakt onze samenwerking heel leerzaam en waardevol.”
Een vergelijking met hun opdrachtgeversorganisatie is snel gemaakt. “Het gaat er in ons project om dat verschillende mensen, met verschillende belangen en achtergronden, samen tot een oplossing komen. Net als bij het ministerie van Justitie en Veiligheid.”