Impact reporting bij het COA: een stap verder dan de CO₂ -prestatieladder

Nieuwsbericht | 13-04-2023 | 08:25

CO₂ -boekhouding

“De prestatieladder is een CO₂ -reductiemanagementmethode waarmee organisaties via uniforme regels en uitgangspunten hun CO₂ -uitstoot kunnen meten en passende maatregelen kunnen nemen. Het is een soort CO₂ -boekhouding waar organisaties elk jaar intern en extern rapporteren hoeveel CO₂ is uitgestoten en hoe ze dat willen terugdringen”, vertelt Kees Jan Snoei, programmanager duurzaamheid. De prestatieladder heeft vijf niveaus en JenV begint nu op niveau 3: kijken naar de CO₂ -emmissies die de organisatie zelf veroorzaakt. Bij JenV zijn doelen opgesteld om de CO₂ -uitstoot te verminderen bij onder andere mobiliteit en huisvesting. “Je moet dan denken aan de verwarming lager zetten in kantoorgebouwen, het verduurzamen van huisvesting, maar ook aan de benzine die je in dienstauto’s gebruikt. We zijn bijvoorbeeld bezig met het elektrificeren van voertuigen”, vertelt Kees Jan. 

De CO₂ -prestatieladder gaat alleen over CO₂, en dat is in het verduurzamingsvraagstuk slechts een van de vele thema’s. Duurzaamheid voor het COA betekent voluit inzetten op maatschappelijk verantwoord ondernemen en een positieve impact op de planeet hebben. Daarom zetten zij naast de prestatieladder ook in op impact reporting. Daarmee wordt naast de financiële verantwoording ook gerapporteerd op de impact van beslissingen met betrekking tot milieu-, sociale-, economische-, culturele- en bestuurlijke kwesties in de hele organisatie. Met de Sustainable Development Goals als leidend framework. Impact reporting vraagt dan ook een andere manier van besluitvorming, communicatie en business control, vertellen Rowena Achterkamp, strategisch adviseur duurzaamheid en business controller Judith Kol.

Geen duurzaamheid zonder samenwerking

Rowena houdt zich al twaalf jaar bezig met duurzaamheid, waarvan bijna twee jaar binnen het COA. “Duurzaamheid zit in alles wat ik doe. Ik heb een grote persoonlijke drijfveer en zet mij in voor een leefbare toekomst voor volgende generaties”, vertelt Rowena. Judith werd geraakt door de Sustainable Development Goals (SDG’S) van de Verenigde Naties en besloot om de opleiding Sustainability Control te gaan doen. Rowena en Judith vonden elkaar op de werkvloer toen Rowena op zoek ging naar de data achter de duurzaamheidsdoelstellingen. Samen zijn zij de reden dat het COA een stapje verder gaat dan de CO₂-prestatieladder. 

Doel 17 van de SDG’S van de Verenigde Naties is ‘Partnerschap om doelstellingen te bereiken’. “Binnen JenV is het behalen van niveau 3 een samenwerkingsproject geweest”, vertelt Kees Jan. “We werken nu allemaal op dezelfde manier, doordat we de CO₂ -presttatieladder hanteren. Iedere organisatie werkt hier heel goed aan mee”, zegt Kees Jan. De prestatieladder helpt om gestructureerd sturing te geven richting een klimaatneutrale bedrijfsvoering en uitvoering. Ook bij het COA werken medewerkers samen om de gestelde duurzaamheidsdoelen te behalen. 

Inmiddels is het team van Rowena en Judith uitgebreid met onder andere een bevlogen groep van duurzaamheidsambassadeurs binnen de organisatie. “Het is belangrijk om medewerkers vanuit hun talenten en rollen mee te nemen in de verduurzamingsslag. Vanuit elke functie kan je een stukje duurzaamheid meenemen, dat is helemaal niet zo ingewikkeld”, geeft Judith aan. “Intern werken vastgoed en facilitair nu veel meer samen met opvang en begeleiding en kijken ze ook naar de werkelijke kosten voor mens en milieu. Hierdoor ontstaat zowel intern als binnen de keten een mooie samenwerking. Het gaat om het verbinden van de strategische, tactische en operationele afdelingen aan elkaar aan de achterkant én voorkant”, vertelt Rowena.

Crises kun je niet managen, maar op basis van kennis kun je wel betere beslissingen nemen

Houvast in dynamische situaties

Het COA heeft eigenlijk te maken met twee grote maatschappelijke opgaves: die van mensen die zijn gevlucht én klimaatverandering. “Je kunt er niet eentje weg delegeren: het is er allebei. Dat levert een dilemma op, want hoe ga je daarmee om? En wat doe je wanneer alle aandacht, tijd en resources opgaan aan het ondervangen van die ene crisis, die vaak al te veel is voor de huidige organisatie?” vraagt Rowena zich af. “Om houvast te creëren moet dan de basis op orde zijn. Vanuit daar kan je verder werken. Crises kun je niet managen, maar op basis van kennis kun je wel betere beslissingen nemen. Tools, data, en inzichten geven houvast aan waar je staat, je kan meten wat je doet en het geeft een punt op de horizon waar je naartoe wil werken”, stelt Rowena. “Net als een crisis moet je ook het duurzaamheidsvraagstuk vanuit een holistische blik benaderen”, gaat ze verder. “Het raakt ons allemaal, ook al is dat niet altijd direct voor iedereen zichtbaar.” 

People, planet, prosperity

Bij het COA is een meerjarige strategie opgesteld voor het behalen van de duurzaamheidsdoelen. “Impact in het totaalplaatje maak je inzichtelijk met impact reporting”, zegt Rowena. Het COA is een matrixorganisatie waarbij de besluitvorming via bepaalde stappen gaat. “In plaats van te kijken vanuit een business case, willen we toe naar een impact case waarbij de vraag is: wat is de duurzamere keuze? Mensen denken vaak aan zonnepanelen als het over verduurzaming gaat. Maar het gaat ook over circulariteit, afval, huisvesting, en vervoer voor medewerkers en bewoners. We vragen wat de rekening is voor milieu, bewoners en medewerkers”, stelt Judith. “Als je duurzaamheid binnen een organisatie af laat hangen van een functie, blijf je op operationeel niveau. Door impact reporting krijg je ook een andere manier van werken: het vraagt om partnerschappen en samenwerkingen tussen medewerkers”, vult Rowena aan.

Met impact reporting rapporteren organisaties op zes verschillende, maar aan elkaar verbonden kapitalen: financieel, industriële productie, natuurlijk, menselijk, intellectueel en sociaal en relaties. “Noodopvang is bijvoorbeeld voor korte duur, daar is onderdak prioriteit nummer één. Maar, als er een dieselgenerator nodig is in een tentenkamp, dan wordt er wel gekozen voor de minst vervuilende generator”, aldus Judith.
“Door impact reporting laat je de sociale en milieu-impact meewegen op gelijkwaardige manier bij het maken van keuzes. Ook rapporteer je achteraf hoe dit is gegaan en dat is een belangrijke houvast”, vertelt Rowena. 

Duurzaamheidsuitdagingen

De grootste uitdaging voor het COA ligt bij energiereductie. Dit komt vooral door de soms oude panden die zij toebedeeld krijgen. “Dit jaar groeien we met 150% meer vluchtelingen. Hoe ga je daar mee om, met een woningmarkt die vastzit? Het ligt ook aan wat voor contracten je hebt met de gemeente. Bij een langdurig contract kunnen we bijvoorbeeld wel een verduurzaamslag maken, ook al is een pand oud”, leggen Rowena en Judith uit. “Een andere uitdaging is hoe je de bewoners van de panden, de asielzoekers, betrekt. Met social return doen we dat al: bewoners worden opgeleid door leveranciers en kunnen daar mogelijk blijven werken. Maar, de bewoners komen uit conflictsituaties en proberen te overleven. Ze houden zich bezig met vragen als ‘waar moet ik werken?’ en ‘is mijn gezin veilig?’. Het klimaat is dan niet iets waar hun prioriteit ligt. Dus hoe je de bewoners betrekt bij de duurzaamheidsslag vind ik wel een uitdaging”, aldus Rowena. 

“Ook binnen Europa moeten we meer samenwerken op het gebied van duurzaamheid met zusterorganisaties. Daarom organiseren we in juni de conferentie ‘International knowledge platform event 2023: Sustainable Reception Facilities’. Met het event willen we onder andere duurzame asielopvang op de agenda zetten, meer bewustzijn creëren over het onderwerp en samenwerkingen stimuleren tussen Europese opvangorganisaties”, vertelt Rowena. “Iedereen heeft er baat bij dat je verduurzaamt. En hoewel we bij het COA nog een lange weg te gaan hebben, probeer ik hoopvol te blijven dat ook wij, ondanks alles, ons steentje bijdragen.” sluit Rowena af.