Een goed gesprek over inkoop
Duurzaamheid is een ‘hot item’ en inkoop-klantenraden willen daarbij graag een rol spelen. Dat bleek wel uit de opkomst van meer dan honderd mensen bij de online bijeenkomst ‘Een goed gesprek over... Inkoop’ op 9 december 2020. In deze interactieve bijeenkomst voor klantenraden, die de vorm van een talkshow had, gingen de tafelgasten in discussie over de rol van de strategische klantenraden bij duurzame, sociale en innovatieve inkoop door het Rijk. Conclusie: men wil flink doorpakken.
Het Rijk wil toe naar een duurzamer, socialer en innovatiever Nederland, en de rijksinkoop moet daaraan gaan bijdragen. Deze ambities zijn vastgesteld in de rijksbrede strategie Inkopen met Impact. Maar zonder duurzame inkoopvraag geen impact. Strategische klantenraden zorgen er per inkoopcategorie voor dat er een duidelijke opdracht komt voor de markt, gebaseerd op een heldere ambitie en natuurlijk de behoefte in hun rijksorganisaties. Belangrijk, want rijksbreed gaat er tegen de 12 miljard in de inkoop om. Aangezien de meeste klantenraden pas onlangs van start zijn gegaan, was deze bijeenkomst zeer actueel.
Wens: meer duidelijkheid over klantraden
Dat sommige klantenraden nog hun weg aan het vinden waren, bleek bij de aftrap van de online bijeenkomst. In een inventarisatie via de online tool Mentimeter was te zien dat de deelnemers vooral behoefte hadden aan duidelijkheid. Via deze tool konden zij reageren op vragen en stellingen als: Wat hoopt u dat dit event u brengt? Is uw klantenraad al goed op stoom? En: Mijn klantenraad weet precies wat haar te doen staat. De antwoorden liepen uiteen, en dat is natuurlijk niet vreemd als je bedenkt dat er ook klantenraden deelnamen die nog maar net gestart waren en ook klantenraden die al wat langer actief zijn. De conclusie dat de ene klantenraad de andere een snellere start kan geven door ervaringen te delen, was dus al snel getrokken.
Glas is halfvol, maar aansluiting op categorieplan kan beter
Onder dagvoorzitter Jan Gudde, in het dagelijks leven interim-manager bij de Algemene Bestuursdienst (ABD), werd er onder andere ingegaan op het inkoopstelsel van het Rijk. Door per categorie producten of diensten gezamenlijk in te kopen wil de rijksoverheid de inkoop professionaliseren en slim samenwerken tussen de departementen stimuleren. Maar vooral ook meer maatschappelijke impact voor elkaar krijgen. André Weimar (CPO Rijk) discussieerde met Walter van Wijngaarden (FIN) over dit stelsel en het strategisch belang van inkoop. Volgens André heeft Nederland een ‘uniek inkoopstelsel’ waarmee het Rijk via inkoopcategorieën bijvoorbeeld meer werk kan bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Het beschikbare budget voor inkoop kan volgens hem ‘een enorme beweging voor maatschappelijke verandering teweegbrengen’. En dat is geen ‘inkoopfeestje’. Iedereen moet daaraan gaan bijdragen, als het aan André ligt, en niet in de laatste plaats de klant of opdrachtgever. Het gaat ook al lang niet meer alleen om zo goedkoop mogelijk inkopen. In plaats daarvan wil hij meer focussen op duurzame impact, internationale sociale voorwaarden (ISV) en Social Return on Investment (SROI).
Gedeeld belang
Volgens Walter is de rijksoverheid goed op weg, ook met de inrichting van de klantenraden. Dat zou blijken uit een nulmeting onder de klantraden die eind 2018 is uitgevoerd. ‘Het glas was toen al meer dan halfvol, maar de aansluiting op de categorieplannen kon beter’, zo constateert hij. Dit beaamde André. Hij vult aan: ‘Als de categorie niet goed is georganiseerd, dan kan de categoriemanager z’n werk niet goed doen.’ Volgens hem is het daarom ook belangrijk dat de 22 categorieën bij verschillende departementen zijn belegd, waardoor het belang wordt gedeeld. Hij wil ook wegblijven van formele tussentijdse evaluatiegesprekken (‘die bureaucratie’). Door ‘voortdurend contact met elkaar hebben over de behaalde resultaten kom je een stuk verder’.
Leveranciers: meer ruimte voor innovatie
Geen impact zonder leveranciers, dus ook die kwamen in een filmpje aan het woord. Zowel Anton Vis van de Organisatie voor Erkende Verhuizers, Ineke Kooistra, CEO bij YoungCapital als Stefco Kraaij van Vodafone Ziggo waren erg enthousiast over de manier waarop het Rijk inkoopt. Wat volgens Anton wel beter kan, is het innovatieproces: ‘Dat is wat krampachtig, terwijl erin de aanbestedingswet best ruimte is voor innovatie.’ Ineke Kooistra, ‘sinds vier jaar trotse leverancier aan de Rijksoverheid’, vindt dat niet de prijs, maar de kwaliteit het belangrijkste moet zijn bij het kiezen van een leverancier. ‘Goedkoop is duurkoop.’
Best practices
Het is vooral de categoriemanager die schakelt met de markt en met de klantenraad, en die vraag dus verbindt met aanbod. Paul Heemskerk (directeur van 3W en klantenraadvoorzitter) en Maurice Boiloie (categoriemanager Vervoer en Verblijf) waren uitgenodigd als goed voorbeeld. Zij benadrukten het belang van een ‘goed samenspel’ binnen en tussen de klantenraden. Paul: ‘Niet alleen op strategisch, maar ook op tactisch niveau.’ Belangrijk daarbij is volgens hem om eerst samen de focus vast te leggen in een categorieplan en daarna te bepalen hoe je het doel wil bereiken. Maurice heeft binnen zijn klantenraad vooral een ‘faciliterende rol’, vindt hij. Bij hen is vervoer een onderwerp dat ‘in de picture staat’. Hij heeft dan ook regelmatig contact met de leden van ‘zijn’ klantenraad. ‘Het mooie is: er zijn raakvlakken met veel verschillende dossiers. Ik probeer dus ook bij te dragen aan de andere categorieën, die weer hun eigen klantenraden hebben. Goed contact tussen klantenraden onderling doet er ook toe.’
Uitdagingen en dilemma’s
Ook Irma Turenhout (hoofd bedrijfsvoering van VWS en klantenraadvoorzitter Consumptieve Dienstverlening) en Henk Hendriks (directeur STS en GBS bij de Belastingdienst en klantenraadvoorzitter ICT Hardware) zijn inmiddels aan de slag met hun klantenraden. Volgens Henk speelt impact maken via inkopen ‘zeker een rol’ in zijn klantenraad. Het lastige daaraan is wel, zo vertelde hij, ‘dat we met elkaar nog in een leerproces zitten.’ Volgens Irma is inkopen met impact ‘hét gesprek dat ons bindt. We hebben de raad zo samengesteld dat de deelnemers vanuit de invalshoek van hun beleidsdepartementen of uitvoeringspraktijk ook echt verschil kunnen maken.’ Ze is ‘allergisch voor praatgroepjes’ en wil daarom zo snel mogelijk focussen op diverse thema’s. Van elk thema is een klantenraadlid de kartrekker. Samen met andere leden zetten ze pilots op of sluiten ze aan bij bestaande initiatieven. ‘Dit doen zij in samenwerking met de concerndienstverleners, zodat strategie en uitvoeringspraktijk goed op elkaar aansluiten.’
Focus op maken eerste plannen
De meeste klantenraden zitten nu in de fase waarin de duurzame en sociale categorieplannen met elkaar worden opgesteld. De verwachting is dat dit nog een paar maanden in beslag gaat nemen. De raden hebben de ambitie om begin maart 2021 hun categorieplan op te leveren. Dit lijkt een realistische verwachting, omdat uit antwoorden van de deelnemers op de mentimetervragen bleek dat het grootste deel van de klantraden op sterkte is.
Rijk wil doorpakken
Het goede gesprek over inkoop smaakte naar meer. Uit de mentimetervragen en antwoorden kwam naar voren dat de deelnemers van elkaar willen leren, via bijvoorbeeld een ‘benen op tafel’-sessie, maar ook praktisch, door plannen en contactgegevens te delen. Want wat de één al weet kan de ander sneller op weg helpen, ook buiten de overleggen om. Stand-up musician Bart Kiers vatte het allemaal samen in een lied ‘in gewone mensentaal’, een muzikale afsluiting waarin hij met een knipoog de besproken onderwerpen en termen op de hak nam: ‘Wij gaan de markt in beweging brengen, maar je mag maar met drie mensen naar zo’n inkoopfeestje.’
Kijk de bijeenkomst terug!
Wil je meer weten over hoe het Rijk duurzaam wil inkopen? Kijk dan de bijeenkomst terug via de website van het Ideeëntheater.